Onnistuneen videokokouksen kulmakivet

Koronaviruksen myötä normityö on monilta osin muuttunut virtuaaliseksi. Etätyön kautta Teams- tai Zoom-videoneuvottelut ja -kokoukset ovat tulleet tutuiksi. Myös suurin osa työhaastatteluista tehdään videoyhteyden kautta. Etätyöstä ja videoneuvotteluista on tullut uusi normaali, joka jatkuu varmasti myös virusepidemian jälkeen.

Teksti Päivi Heinonen, asiakkuusasiantuntija
Julkaistu 17.3.2021

Yksi etätyön etuja on omalla kohdallani ollut se, että se on vapauttanut minut pukeutumiskoodeista ja ripsiväristä. Omalla etätyöpisteellä saan näyttää räjähtäneeltä. Kukaan työyhteisössä ei häiriinny, vaikka näytän välillä tarhapöllöltä.

Olen lähes vuoden onnistunut välttelemään videokokouksissa kameroita. Olen piiloutunut profiilikuvani taakse – ja kyllä, välillä olen osallistunut kokouksiin pyjamassa. Muutama viikko sitten minua pyydettiin Teams-kokoukseen, jossa ”joutuisin” avaamaan videokamerayhteyden ja olemaan esillä koko OP-Henkivakuutuksen henkilöstön katseiden alla. Etäpisteen tarhapöllön piti siis ketterästi muuntautua takaisin ihmishahmoksi.

Parhaat vinkit käyttöön

Untuvikkona aloin etsimään vinkkejä siitä, miten onnistuisin kokouksessa mahdollisimman hyvin. Tässä löytämäni ja käytännössä testaamani parhaimmat vinkit, joita myös sinä voit hyödyntää valmistautuessasi työhaastatteluun tai videokokoukseen.

  1. Tarkista tekniikan toimivuus ja tutustu käytettävän viestintäalustan ominaisuuksiin. On hyvä testata etukäteen esim. videokamerayhteyden avaus sekä nettiyhteys. Jos WiFi-yhteytesi alkaa takkuamaan kesken kokouksen, voit vaihtaa yhteyden tarvittaessa puhelimen ”hotspot”-yhteyteen. Testaa etukäteen puhelinyhteyden jakaminen.

  2. Valmistaudu huolellisesti kokouksen agendaan. Mieti etukäteen kysymyksiä, joita sinulta tullaan kysymään. Ainakin itse saan varmuutta siitä, että olen tehnyt kotiläksyni ja osaan siten varautua tulevaan kokoukseen tai mahdolliseen työhaastatteluun paremmin. Voit pitää hyvin tukiaineistoa, esimerkiksi muistiinpanoja, ilman, että vastapuoli näkee niitä.

  3. Varmista, että tausta on siisti. Viestintäalustoilla on mahdollisuus valita taustakuvia, joita voit hyödyntää. Niiden ongelmana on se, että liikkuessasi taustaan muodostuu ”aukkoja”, joista näkyy todellinen taustasi.

  4. Valaistus on tärkeää, jotta kuvanlaatu on mahdollisimman hyvä. Luonnonvalo on paras valo. Suosittelen istumaan kasvot ikkunaan päin. Vastavalossa ei kasvoille lankea epämääräisiä varjoja. Jos on aurinkoinen ilma ja aurinko paistaa suoraan, kannattaa sulkea hieman sälekaihtimia tai vetää ohuet verhot eteen.

  5. Näyttö kasvojen korkeudelle. Eri kuvakulmat vääristävät kasvojen suhteita. Jos kamera on liian alhaalla, muille kokoukseen osallistujille voi tulla vaikutelma, että he joutuvat puhumaan ylöspäin. Jos kamerasi on liian ylhäällä, niin muille tulee vaikutelma, että he puhuisivat alaspäin. Paras korkeus on siis kasvojen korkeus, jolloin katsot suoraan silmiin. Jos sinulla on läppäri, kannattaa nostaa se alustalle, joka nostaa näytön kasvojesi korkeudelle. Itse käytin alustana steppilautaa, joka nosti läppärin hyvälle korkeudelle ja oli tarpeeksi iso, että läppäri pysyi siinä tukevasti.

  6. Pukeutuminen. Sinun ei tarvitse osallistua kokoukseen puku päällä ja kravatti ojossa. Etäkokouksessa saat olla astetta muodollisempi kuin konttorilla. Musta poolokauluspaita kannattaa jättää vaatekaappiin, sillä se saattaa aiheuttaa sen, että pääsi näyttää leijuvan ilmassa. Varsinkin, jos tausta on tumma, kannattaa suosia vaaleaa paitaa.

  7. Energinen ja positiivinen olemus antaa hyvän vaikutelman. Hymy on hyvä käyntikortti. Jos et luonnostasi ole kova hymyilemään, älä nytkään yritä pakkohymyillä. Väkinäisen hymyn sijaan ole muutoin positiivinen ja läsnä. Muista hyvä ryhti!

  8. Sinun oma vinkkisi. Toimi itsellesi parhaalla tavalla. Jos sinulla on jokin oma juttu, jolla saat olosi mahdollisimman hyväksi ja rennoksi, käytä sitä. Hakeudu tilaan, jossa sinulla on hyvä olla. Jos musta poolo on onnenpaitasi, pue se päällesi – kyllä vastapuoli tietää, että pääsi ei leiju ilmassa!

Kirjoittaja on Päivi Heinonen, joka työskentelee OP-Henkivakuutuspalveluissa Asiakkuusasiantuntijana