Terveydelliset haasteet, tapaturmat ja kuolemantapaukset voivat muuttaa yrityksen arkea merkittävällä tavalla todella nopeasti ja tämän vuoksi onkin tärkeää pohtia näitä tilanteita jo ennakkoon. Hyvällä suunnittelulla ja ennakoinnilla kyetään keventämään muun muassa yrittäjän oikeustoimikelpoisuuteen tai kuolemaan liittyviä ongelmia, ja riittävällä avainhenkilöiden sitouttamisella kyetään säilyttämään henkilöstön pysyvyys myös murrostilanteissa.

Henkilöstön rooli ja hallinnon turvaaminen

Kuka yrityksessäsi tekee päätökset, jos sinä et siihen pysty? Voiko toiminta ja jatkuvuus vaarantua, jos et ole yrityksen arjessa mukana? Nämä tilanteet jäävät usein ennaltaehkäisemättä, vaikka ne olisi melko helposti ratkaistavissa.

  1. Huolehdi, että yritys on päätöskelpoinen, vaikka yksittäinen päättäjä menettäisi oikeustoimikelpoisuutensa. Tämä voidaan ratkaista sillä, että yhtiössä on riittävän laaja hallitus tai hallitukseen on nimetty varajäseniä, jotka tuntevat toiminnan ja pystyvät astumaan tarvittaessa varsinaisen hallituksen jäsenen rooliin.
  2. Käy läpi, onko tarpeen laatia edunvalvontavaltuutus. Jos voit helposti nimetä itsellesi henkilön, johon luotat ja uskot, että hän on oikea tekemään päätöksiä niissä hetkissä, kun itse et pysty, ota yhteys pankin juristiin tai omaan juristiisi sopiaksesi edunvalvontavaltuutuksen laadinnasta. Huolehdi edunvalvontavaltuutusta laatiessa myös tavanomaisten vakuuksien myöntämisen mahdollisuudet, ettei rahoituksesta muodostu jatkuvuuden este.

Usein henkilöstön rooli ja toiminta ratkaisee yrityksen toiminnan jatkuvuuden muutostilanteissa. Tähänkin voi valmistautua käymällä avainhenkilöiden kanssa läpi muutostilanteita ennakkoon. Helpottaa myös henkilökuntaa, jos on jo ennakkoon käyty läpi tai jopa kirjallisesti ohjeistettu, roolit niissä tilanteissa, joissa yrityksen toiminnan on jatkuttava. Huolimatta siitä, että keskeinen päättäjä ei olisi enää toiminnassa mukana äkillisen sairauden, tapaturman tai kuoleman vuoksi. 

Yrityksen avainhenkilöiden työpanoksen menetystä voidaan myös vakuuttaa henkivakuutuksen avulla. 

Osaavan henkilön sitouttaminen

Mikäli yrityksessäsi on avainhenkilöitä, joiden työpanos on yrityksen toiminnan kannalta erittäin tärkeää, heidän sitouttaminen yritykseen kannattaa aloittaa ajoissa. Palkitseminen on lähes kaikissa yrityksissä tärkeänä osana henkilöstöstrategiaa ja se voi myös toimia osana yrityksen jatkuvuuden suunnittelua. Mitä merkittävämmästä avainhenkilöstä on kyse, sitä parempi tulee olla palkitsemisen rakenne.

Rakenteeseen voi liittyä lyhytjänteistä palkitsemista, jossa palkkiot kertyvät lyhyellä aikavälillä, mutta yrityksen jatkuvuuden turvaamisessa merkittävintä on huolehtia myös pitkäjänteisestä palkitsemisesta ja sitouttamisesta, esimerkiksi tarjoamalla henkilöstölle tai avainhenkilöille lisäeläketurvaa ryhmäeläkevakuutuksella. Tällöin myös muutostilanteissa avainhenkilöt ovat valmiimpia kantamaan vastuuta ja tunnistavat avainroolinsa myös kriisitilanteen sattuessa. 

Miten tilanteita voidaan ratkaista?

Yrityksen jatkuvuuteen liittyvät kysymykset vaihtelevat yritysten välillä, mutta usein ratkaisun merkittävimmät aiheet ovat:

  1. päätöksenteko yritysomaisuuden myynnistä,
  2. miten kauppahinta kyetään maksamaan.

Käytännössä siis yrittäjän tulee asiantuntijansa tukemana tunnistaa se, että yrityksen jatkuvuus kyetään ratkaisemaan päätöksenteon osalta juridisesti. Tässä toimivana työkaluna toimii osakassopimus, jos yrityksessä on kaksi tai useampi omistaja. Osakassopimuksessa on tärkeää sopia muun muassa osakkeiden lunastamisesta erilaisissa muutostilanteissa, kuten osakkaan vakavan sairauden, oikeustoimikelpoisuuden menettämisen tai kuoleman varalta. Osakassopimuksessa voidaan sopia myös etuosto-oikeudesta näissä muutostilanteissa, ja kannattaa määritellä myös, millä perustein yrityksen arvo näissä tilanteissa määritellään.

Yritämme siis yhdessä löytää tapoja, joilla pystymme auttamaan läheisiämme niissä tilanteissa, joissa tilanne aiheuttaa muutoinkin murhetta ja henkistä taakkaa.

Jos yrittäjä omistaa yksin osakkeet, on tärkeää ohjata päätöksentekoa edunvalvontavaltuutuksella ja testamentilla, että päätöstä tekevät ymmärtävät riittävällä tavalla tahtosi ja tätä kautta yhtiön edun muutoksen keskellä. Yritämme siis yhdessä löytää tapoja, joilla pystymme auttamaan läheisiämme niissä tilanteissa, joissa tilanne aiheuttaa muutoinkin murhetta ja henkistä taakkaa.

Taloudellisesti lunastustilanteeseen voidaan varautua myös ennakkoon. Osakkeiden lunastaminen edellyttää pääsääntöisesti rahaa, ja yleensä sitä enemmän rahaa, mitä suurempi ja menestyvämpi yritys on. Verottajalla on myös oma näkemyksensä yrityksen arvosta, joka lasketaan kaavamaisesti yrityksen tilinpäätösten perusteella. Osakkaan kuolemaan voidaan varautua yrityksen ottamalla ja maksamalla henkivakuutuksella, jolla voidaan joko kokonaan tai osittain rahoittaa osakkeiden lunastusta kuolinpesältä. Suosittelemme keskustelemaan tästä asiantuntijamme kanssa, jotta vakuutuksen kohdentuminen ja vakuutusmäärä kyetään mitoittamaan myös yrityksen jatkuvuuden näkökulmasta oikein. 

Älä unohda myöskään vahinkovakuutuksia

Merkittävä osa yrityksen jatkuvuutta ovat myös oikein mitoitetut vakuutukset. Yrityksen jatkuvuus ei ole aina uhattuna vain ihmisiin liittyvien haasteiden vuoksi, vaan jatkuvuuden voi haastaa myös koneiden rikkoutumiset, tulipalot, vesivahingot yms. tapahtumat. Yhä useammin toiminta saattaa olla uhattuna myös järjestelmiin liittyvien palveluestohyökkäysten vuoksi. Oikein mitoitetut vakuutukset tuovat turvaa ja ennakoitavuutta ongelmatilanteissa, joten myös näiden osalta on tärkeää aloittaa toimet viivytyksettä, mikäli nämä asiat eivät vielä ole hoidossa. 

Yhteenveto 

Yritysten jatkuvuuden turvaaminen on usein usean asiantuntijan välillä tapahtuvaa yhteistyötä, jossa tavoitellaan aina ensisijaisesti yrityksen etua ja tätä kautta yrityksen jatkuvuutta. Asiat eivät ole vaikeita, kun näihin tartutaan ajoissa ja uskalletaan pohtia eri skenaarioita rohkeasti. Pystymme OP Pohjolassa auttamaan yritystäsi näissä asioissa laaja-alaisesti niin juridiikan, vakuuttamisen, rahoituksen kuin HR-ratkaisuiden osalta. Ota siis rohkeasti yhteyttä asiantuntijoihimme myös jatkuvuuden suunnitteluun tähtäävissä aiheissa. 

Kirjoittajat:

Juha Puttonen, asiakkuusjohtaja OP Keski-Suomen yrityspankissa. Autan yritysasiakkaita kokonaisvaltaisesti jatkuvuuden suunnittelussa aina rahoituksesta ja riskienhallinnasta vakuuttamisen ja juridisten ratkaisujen koordinointiin. Tavoitteenani on varmistaa, että yritykset voivat toimia turvallisesti ja kestävästi myös muutostilanteissa. Ympärilläni minulla on iso tiimi ammattilaisia käytettävissäni.

Tomi Ojala, asiakkuuspäällikkö OP-Henkivakuutuksessa. Autan yrityksiä sitouttamisen ja palkitsemisen ratkaisuissa sekä yrityksen jatkuvuuden ja avainhenkilöiden turvaamisessa.

OP Keski-Suomen yrityspalvelut ‍

OP Keski-Suomen muut kirjoitukset OP Mediassa

OP Keski-Suomen op.fi-etusivulle‍