Kuopion Karttulaan yli 20 vuotta sitten perustettu Konetyö J. Karhunen Oy‍ on oman toimialansa edelläkävijä ja uudistaja: He ovat kehittäneet oman toiminnanohjausjärjestelmän WorkTablen‍, johon on koottu vuosien varrella kertynyt työkokemus ja tehokkaimmat toimintatavat. Sen avulla hallitaan urakoita ja koko yrityksen laskutusprosessia.

Kaikki Konetyö J. Karhusen asiakasurakointiin liittyvät tiedot löytyvät nyt yhden portaalin takaa.

Aiemmin yrityksen omistajalta Jari Karhuselta saattoi kulua kaikki illat ja koko viikonloppu tuntilappujen ja manuaalisten merkintöjen selvittämiseen. Tämä toimintamalli ylikuormitti yrittäjää ja vei energiaa pois muusta tekemisestä.

Joka paikka oli täynnä paperilappusia, joista Jari yritti saada jotain tolkkua.

Työmäärää sivusta seurannut vaimo Ksenia Karhunen, joka on koulutukseltaan tietotekniikan insinööri, alkoi pohtia, löytyisikö tähän joku ratkaisu, joka helpottaisi yrittäjän arkea. Ratkaisu löytyi ja tällä hetkellä kaikki yrityksen laskutukseen ja toiminnanohjaukseen liittyvät työvaiheet on digitalisoitu, mikä on lisännyt tuottavuutta ja vapauttanut yrittäjien aikaa muihin asioihin.

Ennen ja jälkeen. Yrittäjän arki helpottui, kun manuaalinen laskutus digitalisoitiin.

 
- Joka paikka oli täynnä paperilappusia, joista Jari yritti saada jotain tolkkua, soitteli työntekijöille ja kyseli selvennyksiä kirjanpitäjälle.  Minua alkoi kiinnostaa voisiko tuon tehdä jotenkin helpommin ja niin aloin kehitellä sovellusta, jonne työtunnit voisi tallentaa paikasta riippumatta. Nyt ensimmäisestä vaiheesta on 10 vuotta ja tällä hetkellä lähes kaikki yrityksen toiminnot on automatisoitu. 
 
Työnjako pariskunnan välillä toimii niin, että Ksenian yrityksen kehittämä WorkTable on käytössä Jarin yrityksessä. Järjestelmä sai alkunsa heidän omasta arjestaan ja nykyisin se palvelee myös muita alan yrityksiä eri puolilla Suomea.
 
- Näytin Ksenialle paperilapun, jossa oli kaikki tarvittava tieto, mitä halusin sovellukseen ja nyt se toimii juuri niin. Meidän vanhin sovelluksen käyttäjä on 80-vuotias - entinen maanrakennusalan yrittäjä - joka totesi ensimmäisenä käyttöpäivänä, että ”tämähän on huippu”, Jari naureskelee.

”Tämähän on ihan huippu”, totesi yrityksen vanhin työntekijä uuden järjestelmän käytettävyydestä.

Pankki tunnisti potentiaalin

Kun yrityksessä käynnistyi viime vuonna laajempi projekti, tuli pankin vaihtaminen ajankohtaiseksi. Tällöin alkoivat keskustelut OP Pohjois-Savon asiakkuuspäällikkö Anne Bruunin kanssa, jonka kanssa käytiin läpi yrityksen tilannetta ja tulevaisuuden suunnitelmia.

– Keskustelujen myötä yrityksen toimintamalli ja tavoitteet hahmottuivat hyvin. Usein yrittäjän ajatukset ovat pitkälti suullisessa muodossa, mutta Karhuset erottuivat tässä edukseen: heillä oli selkeä näkemys tulevaisuudesta, rahoitusta varten tarvittavat selvitykset olivat kattavia ja ne toimitettiin sovitussa aikataulussa. Yrityksellä on hyvä resilienssi eli kyky arvioida toimintaansa uudelleen, sopeutua muutoksiin ja päivittää suunnitelmia tarpeen mukaan. Heidän vankka osaamisensa ja hyvät suunnitelmat vakuuttivat meidät ja halusimme lähteä rahoittamaan projektia.

OP Pohjois-Savon Anne Bruun (kesk.) on vaikuttunut Jari ja Ksenia Karhusen toiminnanohjausjärjestelmästä ja uskoo sen hyödyntävän koko toimialaa.

Pankkisuhteen tärkeimpänä tekijänä Karhuset pitävät henkilöstöä, sen ammattitaitoa ja saavutettavuutta. Usein asioilla on kiire ja nopea päätöksenteko on avainasemassa yrityksen asioiden eteenpäin viemiseksi.
 
- Osuuspankin kanssa yhteistyö on alusta asti ollut läpinäkyvää ja tehokasta. Kaikki ongelmat ratkaistiin ja vaikka oli kesä ja loma-aikaa, päätökset tulivat nopeasti ja aikataulussaan. Heillä on todella ammattitaitoinen henkilöstö ja pankkihenkilölle voi soittaa, milloin haluaa. Kun asiat hoidetaan vastuullisesti, saadaan myös hyviä tuloksia aikaiseksi, Ksenia korostaa.

Toiminnanohjauksen avulla yrittäjän riski pienenee

Iso osa Konetyö J. Karhusen asiakkaista on rakennusliikkeitä, maatiloja ja jätehuoltoalan yrityksiä. Vastikään WorkTable-järjestelmässä on otettu käyttöön Asiakasportaali-lisäosa, joka helpottaa myös asiakasyritysten raportointia ja työn valvontaa.  

- Kaikki urakkaan liittyvä tieto – työtunnit, lisätyöt, kuvat ja lakisääteiset asiakirjat – löytyvät yhdestä portaalista. Se selkeyttää urakan hallintaa, nopeuttaa laskutusta ja yhteistyö tilaajan kanssa on sujuvampaa, Jari selventää. 

Jatkossa Ksenia haluaa panostaa tekoälyn ja omien algoritmien kehittämiseen ja hyödyntämiseen toiminnanohjauksessa. Se osaltaan auttaa myös työnjohtajien työtä ja samalla vähentää yrittäjän riskiä. 

Ksenia Karhusen oma yritys Ks&Easy Oy tuottaa erilaisia ohjelmistopalveluja asiakasyrityksilleen.


 
- Kun tieto ei ole yhden ihmisen takana, se varmistaa toiminnan jatkumisen myös henkilöstön vaihtuessa ja suojaa yritystä ja yrittäjää. Etsimme parhaillaan yhteistyökumppaneita, jotka haluavat kehittää toimialaa. Haluamme jakaa omaa osaamistamme ja työkokemustamme muille yrityksille ja sitä kautta muuttaa koko toimialaa. Uskon, että yhteistyömme pankin kanssa jatkuu myös yhtä hyvänä ja avoimena kuin tähänkin asti. 
 
Anne Bruun korostaakin sitä, mitä on jo saatu aikaiseksi. 

- Kauppalehden palkinto on tullut heille ansaitusti. He ovat todella sisällä maanrakennusbisneksessä ja löytäneet toimialan keskeiset ongelmat. Nyt kun kaikki työvaiheet on automatisoitu, työhön tulee tarkkuutta. Jos tämä olisi kaikilla alan toimijoilla käytössä, miten paljon se tehostaisikaan tekemistä koko toimialalla.

Tutustu:

OP Pohjois-Savon yrityspalvelut‍

WorkTable -toiminnanohjausjärjestelmä maanrakennus- ja rakennusalalle‍