Viitenumero – näin käy, jos näppäilee sen väärin

Viitenumero on numerosarja, jonka avulla vastaanotettu maksu voidaan kohdistaa oikeaan avoimeen laskuun. Toisin sanoen se on yksilöivä tieto, joka kertoo maksun saajalle, miksi kyseinen maksu on saapunut heidän tililleen:

Viitenumeron tarkoitus onkin helpottaa etenkin maksun vastaanottajan työtä. Sen sijaan laskun maksajalle pitkän viitenumeron näppäily voi toisinaan aiheuttaa turhautumista.

OP:n ratkaisuanalyytikko Sanna Lilja kertoo, miksi viitenumerot ovat usein niin pitkiä ja mitä tapahtuu, jos sen näppäilee vahingossa väärin.

Viitenumero koostuu kahdesta osasta

Perinteinen kotimainen viitenumero on 4–20 numerosta koostuva numerosarja, joka rakentuu perusosasta ja tarkistenumerosta.

– Viitenumeron alussa käytettävässä perusosassa on usein esimerkiksi asiakas- tai tilausnumero, laskun numero tai kombinaatio näistä, Lilja kertoo.

Perusosan jälkeen tuleva tarkistenumero sen sijaan määräytyy matemaattisen kaavan avulla. Sen tehtävä on varmistaa, että viitenumero on syötetty oikein.

Käyttöliittymä yleensä ilmoittaa, jos viitteessä on jotain väärin.

– Jos yksikin numero viitenumerosta on syötetty väärin, matemaattinen kaava ei välttämättä pidä paikkaansa. Silloin käyttöliittymä yleensä ilmoittaa, että viitteessä on jotain väärin, Lilja sanoo.

Viitenumeron pituuteen puolestaan voi vaikuttaa esimerkiksi se, kuinka usein ja useita asiakkaita yritys laskuttaa. Lisäksi mitä enemmän tietoa viitenumeron perusosaan on haluttu sisällyttää, sitä pidemmäksi viitenumero venähtää.

– Jotkut yritykset haluavat sisällyttää viitenumeron perusosaan esimerkiksi sekä asiakasnumeron että laskun numeron. Se voi pidentää viitettä, mutta toisaalta  nämä tiedot voivat olla tärkeitä tietoja yritykselle maksujen kohdistamisen näkökulmasta.

Jos kaikki viitenumerot olisivat vain satunnaisia, lyhyitä numerosarjoja, riski identtisistä viitenumeroista kasvaisi ja siten myös maksusuoritusten kohdistaminen vaikeutuisi. 

Näin käy, jos viitenumero menee väärin

Jos viitenumero on oikein pitkä, näppäilyvirheen mahdollisuus voi ymmärrettävästi jännittää. Vaikka tarkistenumeron takia väärä viitenumero menee harvoin läpi, mahdotonta se ei ole.

– Joskus voi käydä niin huono tuuri, että näppäilyvirhe menee läpi ja siirto lähtee saajalle väärillä tiedoilla, Lilja sanoo.

Moni voi siinä kohtaa miettiä, tuliko vahingossa maksaneeksi jonkun toisen laskun.

– Silloin olisi jo aika huonoa tuuria matkassa. Yrityksessä pitäisi olla avoinna lasku, jossa olisi tismalleen sama summa ja maksajan väärin syöttämä viitenumero. Teoriassa se on toki mahdollista, Lilja sanoo.

Todennäköisempää kuitenkin on, että siirtynyttä summaa ei pystytä automaattisesti kohdistamaan oikeaan tapahtumaan eli avoimeen laskuun, jonka asiakas on yrittänyt maksaa, ja suoritus siirtyy manuaaliseen selvityksen.

– Jos manuaalisen selvityksen jälkeen ei keksitä, mihin suoritus liittyy, se yleensä palautetaan. Siinä voi kuitenkin mennä aikaa, Lilja sanoo.

Jos laskun maksettua huomaa tehneensä näppäilyvirheen, voi asiasta olla itse yhteydessä yrityksen asiakaspalveluun.

– Asiakaspalvelija osaa todennäköisesti kertoa, mitä maksulle tapahtuu. Se voi tuoda mielenrauhaa ja vauhdittaa selvitystyötä, Lilja sanoo.

Lue myös: Maksoitko rahat väärälle tilille? Toimi näin

Menivätkö viite ja viesti sekaisin?

Joskus voi käydä niinkin, että viitenumero on oikein, mutta eksyykin viestikenttään. Mitä maksulle silloin käy?

– Todennäköisesti maksu lähtee eteenpäin, mutta saaja ei pysty automaattisesti kohdistamaan saapunutta maksua avoimeen laskuun. Tällaisessakin tapauksessa olisin varmuuden vuoksi yhteydessä yrityksen asiakaspalveluun, Lilja sanoo.

Jos viitteen saa viestikentän kautta läpi ja suoritus menee onnistuneesti perille, voiko niin tehdä jatkossakin?

– Lasku on maksajalle osoitettu ohjeistus siitä, miten yritys haluaa, että lasku maksetaan. Jos laskussa on viite, tulee silloin käyttää viitettä eikä viestikenttää, Lilja painottaa.

Mutta jos yrittäjälle haluaisi laittaa terveiset mukaan viestikentässä?

– Jos laskulla ei pyydetä lähettämään terveisiä viestikentässä, en tekisi niin. Tärkeää on maksaa laskut niillä tiedoilla mitä laskulla on, Lilja sanoo.

Siispä laskut tulisi aina maksaa vain niillä tiedoilla, jotka laskuun on kirjattu. Inhimillisiä virheitä puolestaan voi pyrkiä minimoimaan esimerkiksi OP-mobiilin viivakoodilukijalla, e-laskulla tai suoramaksulla. Lue helpon maksamisen vaihtoehdoista op.fi-palvelussa‍.

– Niissä on paljon tietoja kätevästi valmiina. Usein riittää, että laskun vain hyväksyy, Lilja muistuttaa.