Suomi on tunnetusti yhdistystoiminnan luvattu maa ja vaikka yhdistysten perustamistahti on takavuosista hieman hiipunut, on Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereissä edelleen yli 100 000 yhdistystä ja uskonnollista yhdyskuntaa. Uusia yhdistyksiä ilmoitetaan PRH:n rekistereihin noin 2 000 kappaletta vuodessa.

Kevät on yhdistyskentällä vilkasta aikaa ja sääntömääräisissä kokouksissa ovat käsiteltävänä muun muassa budjetit, toimintasuunnitelmat sekä henkilövalinnat. Ne saadaan useimmissa tapauksissa hoidettua kivuttomasti, mutta mitä muuta kannattaisi tässä yhteydessä huomioida?

Yhdistysväkeä jatkuvasti kouluttava asiantuntija Tuomas Rinne Suomen Pakolaisavun Järjestöhautomosta korostaa kahta asiaa.

Avainhenkilöstön vaihdoksista ja yhdistyksen sääntömuutoksista on tehtävä ilmoitus Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin‍. Samalla on hyvä huolehtia siitä, että kokeneille hallituskonkareille kertynyt hiljainen tieto siirtyy eteenpäin myös seuraaville.

– Henkilövalinnoissa on tärkeää, ettei koko hallitusta vaihdeta kerralla. Näin vältetään tilanne, jossa syntyy tietoaukkoja. Sivuun jättäytyvillä ei ole varsinaista opastusvelvollisuutta, mutta on fiksua huolehtia myös seuraajien perehdyttämisestä, Rinne toteaa.

Tilinkäyttöoikeudet ajan tasalle

Yhdistyksen talous- ja pankkiasiat‍ ovat usein rahastonhoitajan kontolla, mutta juridisesti taloudenhoito on koko hallituksen vastuulla. Siksi hallituksen on oltava siitä ajan tasalla – kuten yhdistyksen muustakin toiminnasta.

– Kokouksia kannattaa järjestää säännöllisesti ja muulloinkin kuin vain sääntömääräisesti keväällä ja syksyllä, Rinne tähdentää.

Myös tiedot henkilöstövalinnoista ja nimenkirjoitusoikeuden kulloinkin omaavista jäsenistä tulisi kirjata mahdollisimman nopeasti PRH:n yhdistysrekisteriin. Sen lisäksi vaihdoksista on hyvä ilmoittaa viipymättä pankille sekä toiminnan kannalta tärkeille sidosryhmille.

– Näin yhteystiedot tulevat päivitettyä eikä yhdistyksen tilinkäyttö- ja nimenkirjoitusoikeuksia jää henkilöille, joille ne eivät enää kuulu, Rinne toteaa.

Myös sääntömuutokset rekisteriin

Yksi sudenkuoppa väijyy myös osoitteessa, jollaiseksi on voinut jäädä esimerkiksi jonkin aiemman puheenjohtajan kotiosoite. Aika ajoin on syytä tarkistaa myös sääntöjen kakkospykälä, jossa kerrotaan yhdistyksen toimintaperiaatteet.

Jos tämä toiminnankuvaus on jäänyt vuosien saatossa päivittämättä, se voi tuoda mutkia matkaan vaikkapa avustus-, rahoitus- ja lupahakemuksissa.

– Esimerkiksi urheiluseurassa alkuperäinen päälaji on saattanut vaihtua vuosien saatossa johonkin toiseen. Jos toiminta ei vastaa yhdistysrekisterissä olevaa kuvausta, se voi herättää ulkopuolisissa yhteistyötahoissa kummastusta, kokenut yhdistyskouluttaja huomauttaa.

Korona siirsi monet kokoukset verkkoon, mikä on Rinteen mukaan osoittautunut lopulta piristysruiskeeksi monelle yhdistykselle. Kokouksiin on vaivatonta osallistua, ne sujuvat sutjakkaasti ja niitä on helppo järjestää.

– Samalla on siirrytty entistä enemmän sähköisiin dokumentteihin, jotka tallennetaan pilvipalveluihin. Se on huomattavasti varmempi ja tehokkaampi tapa kuin puheenjohtajan pöytälaatikossa oleva muistitikku tai paperimappi, Rinne painottaa.

Pidä myös pankki ajan tasalla

Nopean ilmoittamisen tärkeyttä yhdistysten henkilövaihdoksissa ja toimintalinjauksissa korostaa myös Aki Matoniemi OP Ryhmästä. Oikea ja ajan tasalla oleva rekisteritieto on tärkeä osa myös yhdistyksen omaa turvaa.

– Pankin kannalta on todella tärkeää, että PRH:n yhdistysrekisterissä olevat tiedot ovat ajan tasalla. Rekisteriin tehdyt muutokset eivät päivity meille automaattisesti, vaan asiakkaan on ilmoitettava niistä itse‍. Kun tilin käyttöoikeudet saadaan siirrettyä nopeasti oikeille henkilöille, varmistetaan maksuliikenteen sujuvuus ja vältetään väärinkäytöksiin liittyviä riskejä, hän tähdentää.

Yhdistyksille avataan pankeissa y-tunnuksellinen yritystili. Kun yhdistys ottaa käyttöön myös OP:n digitaaliset palvelut‍, voi raha-asiat hoitaa helposti op.fi-palvelussa ja OP-yritysmobiilissa.‍ Digitaalisten palveluiden pääkäyttäjäksi nimetään useimmiten puheenjohtaja ja rahastonhoitaja.

Jos yhdistyksessä tapahtuu muutoksia, digitaalisten palveluiden pääkäyttäjä voi tehdä useimmat rutiinimuutokset itse tai niissä voidaan hyödyntää sähköistä allekirjoituspalvelua.

– Kokouspöytäkirjojakaan ei enää välttämättä tarvita todisteeksi, Matoniemi kertoo.

Yhdistyksen tilin käyttöoikeuksia ja muita tietoja voi päivittää vaivattomasti op.fi-palvelussa‍.