Sähköpostiin kilahtaa palaverikutsu. Ylipitkä varaus, ei agendaa ja kokouksen sisällöstä kertoo pelkkä epämääräinen otsikko. Kutsuttujen listakin on pitkä kuin nälkävuosi. Valitettavan monen tietotyöläisen niskavillat nousivat juuri pystyyn.

On helppoa listata mitä hyvän kokouksen järjestäminen edellyttää: Varaus on sopivan pituinen, siinä on oikeat osallistujat, kokouksella on oltava agenda ja ennen kaikkea sen järjestämiseen tulee olla hyvä syy. 

Vaikeaa on näiden asioiden noudattaminen hektisessä arjessa. Muutaman minuutin vaivannäkö tuntuu haastavalta digitaalisessa työympäristössä, jossa kaikki tapahtuu välittömästi.

Jos olisimme valmiita näkemään vähän enemmän vaivaa itse ja vaatimaan muilta enemmän, voisivat työpäivämme näyttää hyvin erilaiselta. Muutamaa parempien kokousten periaatetta noudattamalla saisimme tapaamisistamme paljon enemmän irti.

60 ja 30, vai 45 ja 25 minuuttia?

Näemme työpäivämme tunnin blokkeina, ja sitä kautta palaverikutsutkin ovat usein 60 tai 30 minuutin mittaisia – riippumatta käsiteltävästä asiasta tai sen laajuudesta. Mikä on todennäköisyys, että 60 tai 30 minuuttia on juuri oikea pituus palaverille?

Parempi vaihtoehto olisi järjestää 45 tai 25 minuutin mittaisia kokouksia. Lyhyemmät kokoukset loisivat positiivista painetta muita parempia palaverikäytäntöjä kohtaan. Lyhyemmässä kokouksessa on yksinkertaisesti käsiteltävä asiat tehokkaammin ja keskustelun on pysyttävä aiheessa.

Toinen etu on se, että lyhyemmät palaverit synnyttävät taukoja kalenteriimme, jossa varaukset yleensä alkavat joko tasalta tai puolelta. Varausten väliin jäävän ajan voi käyttää palaverissa esiin nousevien ajatusten ja muistiinpanojen käsittelyyn, tai ihan vaan tauon pitämiseen. Unohdamme myös joskus, että kokouksesta toiseen siirtyminen voi edellyttää myös fyysisesti tilasta toiseen siirtymistä, mille pitää myös varata aikaa.

Agenda & ennakkomateriaalit

Amazon on tunnettu palaverikäytännöstään, jossa ensimmäiset 20-30 minuuttia vietetään hiljaisuudessa tutustuen kaikille jaetuihin ennakkomateriaaleihin. Tämä mahdollistaa sen, että kun kokouksen aiheesta aletaan keskustelemaan kaikki tietävät mistä puhutaan ja heillä on valmiudet osallistua keskusteluun.

Tämä on äärimmäinen, joskaan ei mielestäni kohtuuton, keino saada ihmiset valmistautumaan palaveriin paremmin. Tämä myös edellyttää kokouksen koollekutsujalta sitä, että hän valmistelee laadukkaan ja kattavan ennakkomateriaalin. Ja pieni vaivannäkö on juuri sitä, mitä tarvitsemme parempiin palavereihin.

Kaikkien ei tarvitse toimia kuten Amazon, mutta kokouksen kokoonkutsumisen pitäisi olla vaikeampaa. Vaatimus ennakkomateriaalista, agendasta tai yhteisistä muistiinpanoista nostaa kynnystä järjestää palaveri. Jos tämä tuntuu liian vaivalloiselta asia ei joko ole palaverin arvoinen tai koollekutsuja keksii jonkun toisen keinon asian ratkaisemiseksi.

Jokaista kutsua ei ole pakko hyväksyä

David Grady piti vuonna 2014 TED Talkin, jossa hän antoi nimen tavalle, jonka moni meistä voi tunnistaa. 

Mindless Accept Syndrome (MAS), tarkoittaa tapaamme hyväksyä saamamme palaverikutsu refleksinomaisesti, pohtimatta lainkaan miksi kokous järjestetään, onko se tarpeellinen tai mikä oma rooli siinä on.

Aivoissamme sana "palaveri" käsitteenä asuu jossain erittäin tärkeiden, asioiden lokerossa, mikä saa meidät hyväksymään kutsut matalalla kynnyksellä. Samaan aikaan kokousten järjestämisestä on tullut kuvainnollisesti hyvin "halpaa, joten kutsumme niitä kokoon enemmän kuin koskaan.

Ratkaisu tilanteeseen on yksinkertainen, mutta monelle vaikea toteuttaa. 
Vaatimus ei voi olla se, että kaikki meille tulevat kutsut hyväksytään sokeasti. Seuraavan kokouskutsun kohdalla voit pohtia onko kokouksella agenda, mitä sinulta toivotaan kokouksessa ja onko osallistumisesi oikeasti tarpeen? Ja voit tiedustella näitä asioita myös kokouksen järjestäjältä.

Kokous vai keskustelu – vai kenties ihan vaan viesti?

On hyvä muistaa, ettei kokous ole ainoa käytettävissä ole osallistamisen väline. Se voi olla paras vaihtoehto monimutkaisten ongelmien ratkomiseen, luovaan ideointiin tai yhteishengen luomiseen tiimissä. Yksisuuntaiseen viestimiseen on muitakin vaihtoehtoja, ja muiden ajatuksia asiasta voi kuulla vaikkapa kyselyn avulla.

Jos palaverin ainoa tarkoitus on välittää tietoa, kuten vaikkapa jonkin projektin status, tavoitteen voi saavuttaa hyvin laaditulla viestillä. Vaikka käyttäisit informatiivisen ja kattavan viestin laatimiseen 10 tai 15 minuuttia, säästät usein merkittävästi omaa ja muiden aikaa.

Voimme myös pohtia olisiko kokoontumisemme hyvä jakaa kahteen kategoriaan: Kokouksiin ja keskusteluihin. Kokouksilta edellytetään agenda, tarkkaa aikataulua ja niiden lopputulemana pitää olla ratkaistuja ongelmia, sovittuja tehtäviä tai vastattuja kysymyksiä. Keskustelut ovat sen sijaan vapaampia, eikä niillä ole tarkempaa tavoitetta, pelkästään aihe.

Stukturoidut kokoukset pitävät projektit ja tehtävät hallussa. Vapaat keskustelut inspiroivat ja synnyttävät uusia ideoita.