Sähköposteja, viestejä, ideoita. tehtäviä, kiinnostavia uutisia ja artikkeleita. Käsittelemme päivän aikana valtavan määrän erilaista informaatiota, ja kaiken sen hallitseminen voi tuntua työläältä.

Jos jokaiseen vastaan tulevaan asiaan reagoi välittömästi arjesta tulee hektistä ja poukkoilevaa. Toisaalta, tärkeät asiat ja hyvät ideat eivät saa unohtua.

Yksi keino informaatiotulvan hallitsemiseksi on työmuisti – tiedosto, johon kirjataan työpäivän aikana kaikki muistettavat asiat, nopeat muistiinpanot tai saadut ideat. Työmuistissa on vain kaksi sääntöä:

Sinne kirjataan muistiin kaikki, mitä ei ehdi tai voi kirjata heti oikeaan paikkaan.
Se tyhjennetään aina päivän päätteeksi.

Sen käytön aloittaminen on helppoa:

1. Luo työmuisti itsellesi sopivaan paikkaan

Työmuistin tärkein ominaisuus on sen helppous ja nopeus. Se voi siis asua missä vain sinulle sopivassa tekstinkäsittelyohjelmassa.

Luo tiedosto valitsemaasi paikkaan ja nimeä se työmuistiksi. Luo se mieluiten sellaiseen paikkaan, että pääset siihen käsiksi myös puhelimellasi.

2. Kirjaa työmuistiin kaikki päivän aikana ilmenevät asiat ja ideat

Työmuistiin kirjataan kaikki mitä ei voi tai ehdi kirjata suoraan oikeaan paikkaan.

Saat tiimipalaverissa nopean adhoc-tehtävän, joka pitää hoitaa päivän päätteeksi. Kirjaa se työmuistiin. Saat kahvitauolla erinomaisen idean käynnissä olevaan projektiin. Kirjaa se työmuistiin. Huomaat sähköpostiviestin, johon sinun on vastattava tänään. Työmuistiin. Puolisosi laittaa viestiä, että voitko hakea talouspaperia töistä tullessasi. Kyllä, arvasit oikein: Työmuistiin.

Asioiden systemaattinen muistiin kirjaaminen vähentää kognitiviista kuormaa, sillä aivosi vähitellen oppivat, ettei niiden tarvitse pinnistellä muistaakseen tätä kaikkea. Ne oppivat luottamaan, että hoidettavat asiat on varmasti kirjattu ylös.

3. Tyhjennä työmuisti päivän päätteeksi

Se, että asiat on kirjattu ylös ei tietenkään tee autuaaksi. Päivän lopussa sinun on käsiteltävä kaikki työmuistissa olevat asiat. Huomaa, ettei sinun tarvitse heit tehdä kaikkea, ellei asia sitä edellytä.

Käsittely voi tarkoittaa sitä, että varaat kalenteristasi aikaa jonkin työmuistissa olevan tehtävän edistämiselle, viet kokouksesta tehdyt adhoc-muistiinpanot organisoituihin muistiinpanoihin, luot tehtävät tehtävienhallintasovellukseen tai vastaat viestiin.

Kun tehtävä on käsitelty asianmukaisella tavalla, pyyhi se työmuistista. Päivä on hyvä päättää tyhjään työmuistiin.