Ensi vuoden alussa palkkatietojen ilmoittaminen uudistuu. Käyttöön otetaan sähköinen tulorekisteri, jonne työnantajien on jatkossa ilmoitettava maksamansa palkat. Niiden lisäksi ilmoitetaan myös luontoisedut, muut ansiotulot sekä esimerkiksi ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset.

– Kyseessä on kansallinen sähköinen tietokanta, jonne kerätään ensi vuoden alusta alkaen tiedot maksetuista palkoista. Tähän mennessä työnantajat ovat ilmoittaneet maksettua palkkaa moneen paikkaan ja eri aikataululla ja eri tavalla. Jatkossa he ilmoittavat 1.1.2019 lähtien maksetut palkat ainoastaan tulorekisteriin, kertoo Tulorekisteriyksikön johtaja Terhi Holmström.

Yrittäjälle ilmoitustavan muutoksen arvioidaan tuovan selkeyttä. Palkansaaja hyötyy puolestaan siten, että jatkossa hän näkee eri työnantajilta tienatut palkat kootusti yhdestä paikasta reaaliaikaisesti.

Tulorekisteriin koottuja tietoja pääsevät tarkastelemaan vuoden 2019 alusta Verohallinto, Kela, työeläkelaitokset, Eläketurvakeskus ja Työttömyysvakuusrahasto. Käytännössä ne voivat hyödyntää reaaliaikaisia tulotietoja omassa päätöksenteossaan, kuten verotuksessa, etuuskäsittelyssä ja erilaisten maksujen määräämisessä.

Vuonna 2020 tulorekisterin käyttö laajenee, kun sinne ilmoitetaan maksetut eläke- ja etuustiedot.

Mitä muutos tarkoittaa yrittäjälle?

Tulorekisteri tuo mukanaan reaaliaikaisuuden, kun ilmoittaminen sidotaan palkanmaksuun ja vuositason ilmoittamisesta luovutaan: 1.1.2019 alkaen maksetuista palkoista ilmoitetaan tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa palkkapäivästä.

– Juridisesti tässä eivät asiat muutu, mutta ilmoituskanava muuttuu yhteen paikkaan, Holmström tiivistää.

Yrittäjä ilmoittaa maksetut palkat tulonsaaja- ja maksukohtaisesti. Käytännössä se tarkoittaa Holmströmin mukaan, että jos työntekijä saa tänään yhden palkan ja huomenna toisen, yrittäjä välittää tiedot niistä erillisinä ilmoituksina.

Työntekijöiden palkan lisäksi osakeyhtiössä yrittäjän itselleen maksama palkka ilmoitetaan tulorekisteriin. Toiminimiyrittäjän ei puolestaan tarvitse ilmoittaa yksityisnostoista tulorekisteriin. Jos tällä on kuitenkin työntekijöitä, ilmoitetaan heille maksetut palkat tulorekisteriin.

Mitä nyt pitää tehdä?

Muutos astuu voimaan heti ensi vuoden alussa. Mitä yrittäjän on syytä hoitaa vielä tämän vuoden puolella? Toimintasuunnitelma muotoutuu sen mukaan, miten yrittäjä on järjestänyt palkanlaskennan ja tietojen ilmoittamisen. Maksetut palkat voi ilmoittaa tulorekisteriin eri tavoin.

1. Rajapintaa käyttävä palkanmaksujärjestelmä

Jos yrittäjällä tai tämän tilitoimistolla on käytössä palkkajärjestelmä, kannattaa palveluntarjoajalta varmistaa, onko järjestelmään tulossa päivitys, jonka avulla tiedot päivittyvät jatkossa ilman erillistä ilmoittamista suoraan tulorekisteriin.

Jos näin on, yrittäjän ei tarvitse tehdä muutoksia.

– Monet ohjelmistot ovat rakentaneet teknisen rajapinnan tulorekisterin ja palkkahallinnon järjestelmän välille. Kun yrittäjä tai tilitoimisto maksaa palkkoja, tiedot siirtyvät automaattisesti tulorekisteriin.

2. Tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu

Yksi mahdollinen ilmoituskanava on myös tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu. Sinne tiedot voi ladata tiedostona tai syöttää ne manuaalisesti verkkolomakkeella.

Yrittäjä voi tehdä ilmoitukset itse tai hän voi valtuuttaa‍ esimerkiksi tilitoimiston tai palkanlaskijan tekemään ilmoitukset. Valtuutus kannattaa Holmströmin mukaan tehdä Suomi.fi-palvelussa‍.

3. Palkka.fi

Jos yrittäjä on puolestaan tehnyt palkanlaskennan itse esimerkiksi ruutupaperia hyödyntäen, on hänen siirryttävä uudistuksen myötä digitaaliseen ympäristöön.

Holmström kannustaa yrittäjiä hyödyntämään esimerkiksi Palkka.fi-palvelua‍, josta tiedot välittyvät suoraan tulorekisteriin.

Lisäksi esimerkiksi SuoraTyö.fi‍-palvelu hoitaa automaattisesti palkanmaksuun liittyvät lakisääteiset ilmoitukset tulorekisteriin. SuoraTyön vakuutuskumppaneita ovat vahinkovakuutusyhtiö OP ja työeläkeyhtiö Ilmarinen.

Entä jos ei tee mitään?

Tulorekisteri tuo yrittäjälle muutoksia palkkatietojen ilmoituskäytäntöihin. Mitä tapahtuu, jos yrittäjä ei muista tehdä mitään vuoden vaihduttua?

Vuosi 2019 on siirtymävuosi, jolloin palkkatietojen ilmoittamisen myöhästymisestä tulorekisteriin ei vielä tule maksuseuraamuksia. Ilmoituksia ei kuitenkaan saa jättää tekemättä.

Tulorekisteristä tiedot välittyvät esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkeyhtiöille ja Työttömyysvakuutusrahastolle. Nämä organisaatiot muodostavat omat maksunsa ja velvoitteensa työnantajille tulorekisteristä saatujen tietojen perusteella. Jos maksut ovat määräytyneet virheellisesti tai jääneet määräytymättä puutteellisten tulorekisteri-ilmoitusten vuoksi, voivat kyseiset organisaatiot määrätä omat seuraamusmaksunsa työnantajavelvoitteiden laiminlyönnistä.

Holmström muistuttaa, että kun tiedot siirtyvät automaatiossa palkanlaskennasta tulorekisteriin, ei myöhästymismaksuista onneksi tarvitse huolestua.

SuoraTyö-palvelun avulla palkkaat uuden työntekijän ja hoidat palkanmaksun velvoitteineen sujuvasti. SuoraTyö säästää muun muassa yksityisyrittäjien, aloittelevien yrittäjien ja kausityöntekijöitä palkkaavien aikaa. Tutustu palveluun!‍

OP Vakuutus on SuoraTyön vakuutuskumppani.