Perehdytys. Asia, jonka varmasti jokainen työnantajayrittäjä tiedostaa, mutta jonka toteuttaminen ja hyödyt eivät kuitenkaan ole kaikille itsestäänselviä.

Pitkän rekrytointiprosessin jälkeen perehdytys saattaa unohtua muiden työkiireiden alle. Monesti myös kunnollisten perehdytyssisältöjen ja omien taitojen puute vaikuttavat siihen, että parasta lopputulosta ei saavuteta, muistuttaa yrittäjä Heikki Häyhä.

Tänä vuonna perustetun Elämyshenkilöstö Oy:n toimitusjohtaja Häyhä on ollut työurallaan useita kertoja sekä perehdytettävä että perehdyttäjä. Nyt hänen yrityksensä yhtenä toimialueena on henkilöstön perehdytys etenkin elämysalalle, kuten huvi- ja teemapuistoihin.

Lisäksi muutama vuosi sitten Häyhä tutki Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun gradussaan työntekijöiden perehdyttämistä haastaviin asiakaspalvelutehtäviin. Häyhän kokemusten mukaan huolellinen ja suunnitelmallinen perehdytys auttaa sekä yrittäjää että työntekijää.

‒ Hyvän perehdytyksen ansiosta työntekijä tekee vähemmän virheitä, on motivoituneempi ja välttyy turhautumiselta. Lisäksi onnistuneella perehdytyksellä varmistetaan se, että työntekijä täyttää varmemmin hänelle asetetut tavoitteet, Häyhä listaa.

Perusteellinen perehdyttäminen merkitsee yleensä parempia menestysmahdollisuuksia, suorituskykyä ja tuottavuutta. Lisäksi yrityksen maine työnantajana ja palveluntarjoajana paranee, mikä lisää menestysmahdollisuuksia ja kasvua.

Yksi avaintekijä onnistuneeseen perehdyttämiseen on se, että yrittäjä asettaa tavoitteet perehdytykselle ja sen jälkeen suunnittelee, miten niihin päästään. Moni pk-yrittäjä pyrkii tekemään perehdytyksen itse säästääkseen kuluja. Häyhä kuitenkin kannustaa jokaista yrittäjää arvioimaan omia taitojaan.

Markkinoilla on tarjolla myös koulutusta perehdytystaitojen kehittämiseen, jos ammattilaisen palkkaaminen tuntuu liian kalliilta. Kouluttautuminen auttaa yrittäjää perehdytykseen valmistautumisessa ja siinä onnistumisessa.

Kolme vaihetta

Häyhä jakaa perehdytyksen kolmeen vaiheeseen. Ensimmäinen vaihe alkaa jo ennen kuin työntekijä on aloittanut uudessa työpaikassaan.

‒ Se voi esimerkiksi olla jokin tiedosto tai kansio, johon työntekijä voi rauhassa tutustua jo ennen aloittamistaan. Siinä voidaan käydä läpi yrityksen historiaa, organisaatiorakennetta, työntekijöitä, arvoja, tavoitteita sekä myytäviä tuotteita ja palveluita.

Seuraava perehdytysvaihe tehdään, kun työntekijä on aloittanut työskentelyn. Siinä tutustutaan tarkemmin organisaatioon, työtiloihin ja muihin työntekijöihin.

‒ Tässä vaiheessa aloitetaan jo keskustelut työn luonteesta ja siitä, mitä uusi työntekijä työyhteisölle merkitsee. Lisäksi käydään vielä läpi edut ja yrityksen käytännöt.

Vanhan työntekijän osaamista on aina hyvä hyödyntää perehdytyksessä, jos se vain suinkin on mahdollista. Häyhän mukaan tällöin mahdollisimman paljon tietoa ja taitoa siirtyy seuraajalle. Yrittäjän on kuitenkin arvioitava esimerkiksi eläköityvän tai työpaikkaa vaihtavan henkilön motivaatiota perehdytykseen.

Vaikka yrittäjä ulkoistaisi perehdytyksen konsultille tai toiselle työntekijälle, on myös pk-yrityksen johdon läsnäolo tärkeää perehdytyksen onnistumisessa.

‒ Se sitouttaa ja saa työntekijän tuntemaan itsensä tervetulleeksi. Hyvin tehty perehdytys on aina viesti työntekijälle siitä, että häntä arvostetaan ja hänestä välitetään, Häyhä painottaa.

Kysy, älä arvaile

Kolmannessa perehdytysvaiheessa tutustutaan jo itse työhön, käydään läpi työntekijän vastuut ja hänelle asetetut vaatimukset. Tärkeintä on vuorovaikutteisuus ja keskusteluyhteys perehdyttäjän ja perehdytettävän välillä. Häyhä korostaa, että etenkin silloin työntekijän kannattaa kysellä paljon eikä sitä tarvitse jännittää.

‒ Aktiivinen työntekijä kyselee vielä perehdytyksen jälkeenkin. Mutta niin tekee myös perehdyttäjä. Kyselemällä ja ohjaamalla saadaan aikaan kehitystä.

Perehdytysjakson pituudella ei Häyhästä ole merkitystä. Sitä paljon tärkeämpää on, että kaikki työssä vaadittavat asiat tulee käytyä läpi. Myös esitystapoja kannattaa pohtia.

‒ Toimisiko joillekin työntekijöille video Power Pointia paremmin? Parasta on myös, jos pystyy aktivoimaan perehdytettäviä ja käymään heidän kanssaan keskusteluja.

Epäonnistuneen perehdytyksen tunnistaminen voi olla haastavaa varsinkin silloin, jos perehdyttäjän pitäisi arvioida omaa toimintaansa.

Jos työntekijä ei perehdytysprosessin jälkeen ole sopeutunut työhön ja työyhteisöön, voi virhe olla tapahtunut myös rekrytointivaiheessa. Toisaalta syynä voi olla heikko perehdyttäminen.

Häyhä kannustaa yrittäjiä pyytämään palautetta työntekijöiltä, jolloin omaa toimintaa voi olla helpompi arvioida.

‒ On ensiarvoisen tärkeää saada työntekijöiltä palautetta siitä, mikä perehdytyksessä onnistui ja missä olisi parantamisen varaa.

Lataa täältä työturvallisuuden muistilista ja ruksi työturvallisuus kohta kohdalta kuntoon!‍