Neljä askelta, miten palautteen antaminen onnistuu
Palaute on tärkeä työkalu valmentavan johtajan työkalupakissa, mutta palautteen antaminen ei ole vain johtajien tehtävä. Jokaisella on mahdollisuus auttaa kollegaa kehittymään tai parantaa tiimin toimintaa antamalla rakentavaa palautetta.
Kävin kaksi vuotta sitten valmentavan johtamisen koulutuksen, jossa opetettiin käyttämään yksinkertaista, nelivaiheista mallia palautteen antamiseen. Erityisen hyvin palautemalli sopii vaikean tai korjaavan palautteen antamiseen. Malli on käytössä osoittautunut nerokkaaksi, ja muuttanut muotoaan kokemuksen kautta.
- Pyydä lupa antaa palautetta. Yksinkertainen kysymys "voinko antaa sinulle palautetta nyt vai sopiiko myöhemmin paremmin" antaa vastaanottajalle hetken aikaa valmistautua palautteeseen henkisesti. Palautteen saaja on vastaanottavaisempi luvan antamisen jälkeen kuin keskeytettynä työtehtävistään. Luvan pyytäminen on pieni mutta yllättävän tehokas keino.
- Aseta tavoite keskustelulle ja kuvaile tilanne, mitä palaute koskee. Pyri kiinnittämään palaute konkreettiseen tapahtumaan, ja antamaan se mahdollisimman pian. Sen sijaan, että sanoisit "puhut aina niin ikävällä tavalla kollegoistasi", on parempi olla konkreettinen: "Palaute koskee epäkohteliasta tapaa, jolla puhuit Mikon suunnittelemasta konseptista eilisessä tiimipalaverissa". Vältä ärsyyntymistä, tunteilua tai tuomitsemista
- Anna palaute positiivisella otteella ja seiso sanojesi takana. Osoita suorat vaikutukset, jotka aiheutuivat tapahtuneesta. Paljon kysymyksiä jää ilmaan, jos sanot "miltäköhän se muista tuntui". Viesti menee paremmin perille, jos olet konkreettisempi: "huomasin, että kollegat palaverissa loukkaantuivat puheistasi". Ole positiivinen mutta samalla tiukka. Seiso palautteesi takana, äläkä mitätöi sitä, vaikka tunnelma kiristyisi.
- Sovi seuraavat stepit toivomasi lopputuloksen saavuttamiseksi. Kirkasta itsellesi, mitä haluat muuttaa, parantaa tai lopettaa palautteen avulla? Sanoita lopputulos selkeästi, jotta molemmat ymmärtävät asian samalla tavalla. Sovi, miten seuraatte muutoksen etenemistä.
Yksinkertaisuus on kaunista: malli toimii, koska se on helppo muistaa ja käytännössä toteuttaa. Toinen kiistaton hyöty on, että se pakottaa jäsentämään viestin etukäteen ja valmistautumaan keskusteluun.
Miksi palaute on niin tärkeää? Yksilön kehittymisen ja tiimien yhteistyön parantamisen lisäksi toimiva palautekulttuuri luo psykologista turvallisuutta. Kun tiimi iloitsee yhdessä onnistumisista ja keskustelee epäonnistumisista rakentavaan sävyyn, tarjoutuu sille samalla tärkeitä oppimispaikkoja.
Kirjoittaja Kirsti Vettenranta johtaa yritysasiakkaiden markkinointia, digimyyntiä ja asiakasviestintää OP Ryhmässä. Kirsti innostuu organisaation ja tiimien kehittämisestä valmentavalla otteella.