Vältä syksyn kalenterikaaos näillä vinkeillä
Elokuu tarkoitaa monelle sitä, että kalenteri alkaa taas täyttyä. Kalenterin pystyy pitämään hallinnassa, mutta se vaatii rutiineja ja kurinalaisuutta.
Oman työkalenterin hallitseminen voi tuntua joskus mahdottomalta tehtävältä. Kokouksia satelee vasemmalta ja oikealta, ja omat prioriteetit jäävät muiden varausten jalkoihin.
Heti lomilta palatessa on kuitenkin erinomainen hetki ottaa haltuun uusia tapoja ja rutiineja, jotka auttavat pitämään oman kalenterin järjestyksessä.
Aloita ja lopeta työpäivät omalla työajalla
Yksi helppo tapa lisätä hallinnantunnetta arkeen ja rakennetta omaan kalenteriin on aloittaa ja lopettaa päivät omalla työajalla. Päivän alussa suunnittelu auttaa sinua orientoitumaan päivän tehtäviin ja priorisoimaan. Päivän lopussa varmistat, että kaikki asiat ovat järjestyksessä, ja voit olla miettimättä niitä vapaa-ajalla.
Varaa siis jokaisen päivän alkuun ja loppuun 30 minuuttia ja suunnittele noille ajoille rutiinit, jotka suoritat joka kerta samalla tavalla. Rutiinit kannattaa suunnitella siten, että ne palvelevat juuri sinun työtäsi. Ne voivat sisältää mm. tällaisia asioita:
Aamulla:
- Käy läpi kalenterisi kyseiseltä päivältä, ja pohdi: Pitääkö jotain siirtää tai perua, tai vaatiiko jokin kokous tai tapaaminen vielä valmistautumista?
- Tee tarvittaessa muutoksia ja uusia varauksia kalenteriisi.
- Käy läpi käytössäsi olevat tehtävienhallintasovellus tai to do -lista.
- Priorisoi. Listaa kolme tärkeintä asiaa, mitä haluat sinä päivänä saada tehdyksi.
- Käy läpi tärkeimmät viestintäkanavasi.
Iltapäivällä:
- Käy läpi päivän tehtävistä ja tapaamisista syntyneet muistiinpanot ja käsittele ne asianmukaisesti.
- Vilkaise kalenteristasi seuraava päivä ja lähipäivät.
- Päivitä tehtäväsi tai to do -listasi ajan tasalle.
- Käy läpi tärkeimmät viestintäkanavasi.
- Tasapainota kalenteriasi omilla varauksilla.
Jos haluat varmistaa, että kalenterisi on vähintäänkin tasapainossa kokousten ja oman työajan välillä, siihen on helppo keino. Varaa jokaista kalenterissasi olevaa kokousta vastaava aika omaa työaikaa samalle viikolle. Näin varmistat, että sinulla on aikaa tehdä kaikki ne tehtävät, joista kokouksissa puhutaan.
Jos mahdollista, varaa työaikablokkeja pidemmiksi yhtenäisiksi jaksoiksi lyhyiden pätkien sijaan. Lisäksi voit helpottaa priorisointia arjessa antamalla varaamallesi ajalle heti jonkun tehtävän. Näin varmistat, ettet tuon ajan koittaessa vain tartu tehtävään jokoa sattuu sillä hetkellä tuntumaan kiireisimmiltä, vaan käytät aikasi oikeasti tärkeimpien tehtävien edistämiseen.
Voit myös kokeilla tehdä varsinkin pidempien kokousten perään 10 tai 15 minuutin "puskurivarauksen". Sen tarkoituksena on antaa sinulle mahdollisuus käsitellä kokouksessa esiin nousseita asioita silloin, kun ne ovat vielä tuoreessa muistissa.
Luonnollinen vaihtelu kuuluu työelämään
Kaikki päivät, viikot ja kuukaudet eivät ole työelämässä yhtä kiireisiä tai tuottavia.
Täydempinä ja kiireisempinä jaksoina on hyvä keskittyä suorittamaan olemassa olevia tehtäviä mahdollisimman hyvällä laadulla. Rauhallisempina jaksoina aikaa voi käyttää enemmän aikaa tutkimiseen, ajatteluun, suunnitteluun ja uusien ideoiden luomiseen.
Yksittäisen viikon sisällä tämä voi käytännössä tarkoittaa sitä, että se ei haittaa, vaikka jokin päivä on ammuttu täyteen kokouksia. Siinä ei itsessään ole mitään pahaa, jos:
- Keskityt oikeasti palavereihin joissa olet ja pyrit ottamaan niistä kaiken hyödyn irti.
- Et yritä epätoivoisesti kokousten välissä edistää jotain muuta asiaa, vaan käytät ajan fiksusti. Kirjaat ylös edellisen palaverin asiat, pidät tauon ja valmistaudut seuraavaan.
- Varmistat, että kalenterissa odottaa riittävästi omaa työaikaa seuraavina päivinä.
Iikka Pirttikoski työskentelee OP:lla modernin työn asiantuntijana. Tiimin tehtävänä on mahdollistaa jokaiselle OP:laiselle sujuva työpäivä hyvillä toimintamalleilla ja modernilla teknologialla.