Jatkuvalla parantamisella potkua Päiviin

En varmasti ole ainoa, joka tasapainoilee kasvavan työkuorman ja vähenevien voimavarojen kanssa. Haasteet uusien järjestelmien käyttöönotossa ja yhä hektisemmiksi muuttuneet työpäivät ovat lisänneet työn kuormittavuutta. Huhtikuussa työyhteisöäni kohdannut suru maalasi työpäivät entistäkin tummemmiksi. Kaiken tämän keskellä jatkuvan parantamisen toteuttaminen on jäänyt odottelemaan parempaa Päiviä.

Teksti Päivi Heinonen, asiakkuusasiantuntija
Julkaistu 27.5.2021

Uupuneen korvaan jatkuva parantaminen kuulostaa siltä, ettei mikään riitä, etten ole tarpeeksi. Miten jatkuva parantaminen on edes mahdollista, kun kiinnostuskiikarit ovat hukkuneet työkuorman alle? Tähän kysymykseen lähdin etsimään vastausta Lean-kirjallisuudesta ja Kaizen-periaatteen filosofiasta. Kaizen-periaate on japanilainen johtamisfilosofia, joka tarkoittaa (organisaation) jatkuvaa parantamista. Parantaminen toteutetaan yksinkertaisilla toimenpiteillä ja pienillä parannuksilla, joiden yhteisvaikutus on parhaimmillaan huomattava ja tähtää pysyvään muutokseen. Parantaminen ei saisi koskaan aiheuttaa enemmän negatiivisia vaikutuksia kuin hyötyjä.

Kaizenin toteutumisen suurimpana esteenä on, että liian usein käsitteet korjaus ja parantaminen mielletään samaksi asiaksi. Tällöin on vaarana, ettei yksilö tai organisaatio oikeasti uudistu, vaan polkee paikallaan. Parannustoimenpiteitä tehtäessä tulisi muistaa, että suunta on eteenpäin, ei taaksepäin. Mikäli korjaukset raportoidaan parannuksina, ylläpidetään jatkuvan parantamisen illuusiota. Myös virheiden tekemisen pelko estää jatkuvan parantamisen. Yrityksen ja yksilön pitää uskaltaa uudistua, eikä vain tyytyä korjaamaan nykytilannetta tai ylläpitämään sitä.

Teorian jälkeen on aika siirtyä käytännön toimiin. Nykytilan kartoittaminen ja kuormittavien tekijöiden tiedostaminen auttavat alkuun. On hyvä pohtia, kuinka kauan on valmis toimimaan, käyttäytymään ja ajattelemaan nykyisellä tavalla? Kun aika on oikea ja motivaatio muutokseen löytynyt, askel kohti muutosta on määrätietoisempi. Pyysin avukseni OP-Henkivakuutuksen Agile Coach Mikko Ruokosen. Hänen valmentavien vinkkien avulla sinäkin pääset alkuun.

  1. Paranna toimintaa, älä pelkästään korjaa virheitä. Jos korjaamisella tarkoitetaan tehtyjen virheiden korjaamista jälkikäteen, se on hukkaa. Virheet näen tietona ja oppimisen paikkoina, eräänlaisina signaaleina jatkuvalle parantamiselle. Asiat tulee toki korjata, mutta pyrkiä samalla jatkuvalla parantamisella kehittämään ja rakentamaan työtä siten, että virheitä tapahtuisi vähemmän.
  2. Vähemmän hukkaa, enemmän arvoa asiakkaalle ja sujuvuutta työntekoon. Hukan vähentämisellä voidaan lyhentää arvovirtaketjun läpimenoaikaa ja näin tuottaa asiakkaalle arvoa nopeammin. Myös jatkuvalla parantamisella tavoitellaan asiakasarvon kasvattamista ja työnteon sujuvuutta, mikä varmasti poistaa kuormituksen tunnettakin.
  3. Anna huomiota onnistumisille ja etenemiselle. Onnistumisten esiin nostaminen ja edistymisen juhlinta on todella tärkeää, jottei hukuta epäkohtien suohon. Teemme kuitenkin jatkuvasti enemmän asioita hyvin kuin huonosti. Yhteisissä retroissa on hyvä tuoda esille edistysaskelia ja onnistumisen kokemuksia. Näin saamme pidettyä yllä hyvää energiaa ja luotua uskoa yhteiseen tekemiseen. Sitä tarvitaan, jotta ylipäätään jaksamme parantaa mitään.
  4. Huolehdi hyvinvoinnista ja jaksamisesta. Työni luonteen puolesta olen usein paikalla, kun kohdataan haasteita ja ongelmia. Silloin helposti ajattelee, ettei mikään toimi ja kaikki on huonosti. Oman jaksamisen ja energian kannalta on tärkeää miettiä, etenemmekö kokonaisuutena oikeaan suuntaan. Tässä auttaa säännöllinen reflektointi sekä selkeät tavoitteet, joita vasten etenemistä tarkastella. Myös lähimpien kollegoiden kanssa sparrailu ja palautteen pyytäminen on todella tärkeää. On hyvä, jos ympäriltä löytyy ihmisiä, jotka voivat auttaa muistamaan ja huomaamaan onnistumisen hetkiä, mikäli ei itse niille osaisi antaa arvoa.

Jos siis haluan ketteröittää omaa työtäni, en voi pohtia pelkästään asioita, jotka kaipaavat korjausta. En ehkä voi vaikuttaa järjestelmien toimivuuteen, mutta siihen voin, miten suhtaudun ilmeneviin ongelmiin. Jos keskityn ainoastaan negatiivisiin asioihin tai minulta puuttuu näkemys paremmasta, voin nostaa saman tien kädet pystyyn. Minun tulee yhtä lailla miettiä, mitä toimintatapaa tai ajatusmallia minun tulisi muuttaa tai kehittää itsessäni, jotta kiinnostuskiikarit pysyvät käden ulottuvilla.

Tulevaksi kesäksi olen asettanut itselleni haasteen. Haluan parantaa ja kehittää itseäni useammalla eri osa-alueella, niin työssä kuin yksityiselämässäni. Opettelen huomioimaan ja vahvistamaan asioita, joista saan energiaa. Samalla huolehdin omasta hyvinvoinnista ja jaksamisesta.  Pyrin myös arvostamaan keskeneräisyyttä ja ponnistelemaan kohti täydellisyyttä. Minä tai maailma emme ole valmiita, kehittämisen varaa on rutkasti – onneksi. Jatkuvan parantamisen kesä, täältä tullaan!

Kirjoittaja on Päivi Heinonen, joka työskentelee OP-Henkivakuutuspalveluissa Asiakkuusasiantuntijana