Voisiko tekoäly hoitaa taloyhtiön arjen rutiinit, vastata osakkaiden kysymyksiin ja jopa auttaa hallitusta päätöksenteossa?

Ajatus kuulostaa vielä kaukaiselta tulevaisuudelta, mutta isännöitsijä Petri Haapa-ahon mukaan tekoäly on jo nyt osa kiinteistöalan arkea.

– Tekoäly tarkoittaa taloyhtiön näkökulmasta automatisoituja tehtäviä ja tekoälyavusteisia ratkaisuja. Se voi esimerkiksi käsitellä pitkiä tekstejä sekä antaa vastauksia ja jopa juridisia neuvoja. Käytännössä tekoäly on miltei korvaamaton apuri, Haapa-aho kuvaa.

– Tekoäly voi tuoda monenlaista hyötyä taloyhtiön arkeen, esimerkiksi asukkaiden palveluihin ja taloyhtiön johtamiseen. Se ei ole pelkkää teknologiaa, vaan tapa helpottaa asiointia ja tehdä asumisesta sujuvampaa, sanoo Isännöintiliiton kehityspäällikkö Johanna Kannas.

Tekoäly tehostaa paperitöiden tekemistä ja parantaa niiden laatua.

Tekoälyn käyttö taloyhtiöissä ei ole enää marginaalista. Haapa-aho piti Isännöintiliiton Isännöintipäivillä esityksen, jossa hän teki pikakyselyn alan ammattilaisille.

– Noin 80 prosenttia paikalla olleista isännöitsijöistä kertoi käyttävänsä tekoälyä työssään. Se kertoo, miten hyödyllinen työkalu se on sekä heille että taloyhtiöille.

Mitä kaikkea tekoäly sitten voi taloyhtiössä tehdä nyt – ja mitä se voisi tehdä tulevaisuudessa?

Mitä hyötyä tekoälystä on isännöitsijälle ja asukkaille jo nyt?

1. Tiedotteiden ja pöytäkirjojen laatiminen

  • Isännöitsijälle: Nopeuttaa rutiinityötä ja vähentää virheitä.
  • Asukkaille: Selkeää ja ajantasaista viestintää.

– Tekoäly tehostaa paperitöiden tekemistä ja parantaa niiden laatua, Haapa-aho sanoo.

2. Tarjousvertailu kilpailutuksissa

  • Isännöitsijälle: Säästää paljon aikaa ja tekee vertailuista laadukkaampia.
  • Asukkaille: Paremmat ja läpinäkyvämmät päätökset, kustannussäästöjä.

– Nykyään tekoäly pystyy laatimaan todella tasokkaita tarjousvertailuja. Se säästää isännöitsijän työaikaa ja helpottaa hallituksen päätöksentekoa, Haapa-aho kertoo.

3. Mallivastaukset osakkaiden kysymyksiin

  • Isännöitsijälle: Vapauttaa aikaa muuhun työhön ja tekee vastauksista tarkempia.
  • Asukkaille: Perustellut vastaukset nopeammin.

– Tulevaisuudessa vastaukset eivät ole yhden kahden rivin pikavastauksia, vaan perusteltuja ja viimeisteltyjä, Haapa-aho kuvailee.

4. Juridisten kysymysten alustava selvittely

  • Isännöitsijälle: Vähentää ulkopuolisten asiantuntijoiden käytön tarvetta pienissä asioissa.
  • Asukkaille: Nopeampi päätöksenteko ja kustannussäästöjä.

5. Asiakaspalvelu ja sähköpostivastaukset

  • Isännöitsijälle: Vapauttaa aikaa vaativampiin tehtäviin.
  • Asukkaille: Nopeampi palvelu ja parempi saavutettavuus.

6. Kirjanpito ja laskujen käsittely

  • Isännöitsijälle: Automatisoi rutiinit, vähentää virheitä.
  • Asukkaille: Taloushallinto sujuu nopeammin, vähemmän viivästyksiä.

7. Energiankäytön optimointi

  • Isännöitsijälle: Helppo seuranta ja raportointi hallitukselle.
  • Asukkaille: Alhaisemmat energiakulut ja ympäristöystävällisempi asuminen.

– Energiankulutusta ohjaavat tekoälyjärjestelmät ovat jo käytössä. Ne tuovat konkreettisia säästöjä, Johanna Kannas sanoo.

Mitä hyötyä tekoälystä voi olla isännöitsijälle ja asukkaille tulevaisuudessa?

1. Taloyhtiöstrategian sovittaminen hallituksen vuosikelloon 

  • Isännöitsijälle: Helpottaa strategian viemistä käytäntöön.
  • Asukkaille: Osakkaiden toiveet näkyvät aidosti päätöksenteossa.

– Tekoäly voisi analysoida strategioita ja linkittää ne hallituksen työlistalle. Näin strategiat heräisivät henkiin, Haapa-aho visioi.

2. Puheentunnistus ja asiointi omalla kielellä

  • Isännöitsijälle: Automaattisesti syntyvät tehtäväpyynnöt eli tiketit vähentävät käsityötä.
  • Asukkaille: Myös ei-suomenkielisten ja ikääntyneiden on helpompi asioida puhelimitse.

– Puheentunnistus voi tehdä asumista yhdenvertaiseksi. Kielimuuri ja digiosaamisen haasteet eivät enää estä palveluiden käyttöä, Kannas sanoo.

3. Kulutustietojen analysointi ja korjaustarpeiden ennakointi

  • Isännöitsijälle: Mahdollistaa ennakoivan huollon ja budjetoinnin.
  • Asukkaille: Vähentää yllättäviä kustannuksia ja parantaa asumismukavuutta.

4. Kokousten automatisointi

  • Isännöitsijälle: Yksikään päätös ei unohdu, kun tehtävät siirtyvät toteutettaviksi järjestelmiin.
  • Asukkaille: Päätösten nopeampi toimeenpano ja hallinnon parempi läpinäkyvyys.

5. Asiakaspalvelun automatisointi

  • Isännöitsijälle: Vapauttaa jopa 30 % työajasta strategiseen kehittämiseen.
  • Asukkaille: Parempi palvelu ja pitkällä aikavälillä kustannusten hallinta.

– Kun asiakaspalvelusta vapautuu aikaa, voi isännöitsijä keskittyä kiinteistön kehitykseen ja kustannusten suitsimiseen, Haapa-aho painottaa.

6. Taloyhtiökohtaiset GPT-agentit eli tekoälypohjaiset virtuaaliavustajat

  • Isännöitsijälle: Virtuaaliavustajat osaavat käsitellä ja tuottaa tekstiä sekä vastata kysymyksiin. Niiden avulla taloyhtiön tiedot voi tallentaa yhteen paikkaan, mikä nopeuttaa tiedonhankintaa ja päätöksentekoa.
  • Asukkaille: vastauksia yleisimpiin kysymyksiin 24/7 (esim. muutostyöohjeet, ilmalämpöpumpun asennus jne.).

7. Automaattiset varaus- ja ilmoituspalvelut (esim. saunavuorot, autopaikat ja vikailmoitukset)

  • Isännöitsijälle: Vähemmän manuaalista työtä, jolloin prosessit nopeutuvat.
  • Asukkaille: Helppo asiointi milloin tahansa, ei jonotusta.

8. Älykäs lämmönsäätö ja olosuhteiden seuranta

  • Isännöitsijälle: Automaattinen reagointi sääolosuhteisiin.
  • Asukkaille: Parempi asumismukavuus ja energiansäästö.

– Tulevaisuudessa tarvitsee vain sanoa esimerkiksi ”meillä on kylmä”, ja tekoäly säätää lämpötilaa, Haapa-aho sanoo.

9. Strateginen kiinteistönpito ja vastiketason ennakointi

  • Isännöitsijälle: Siirtyminen ad hoc -ratkaisuista ennakoivaan suunnitteluun.
  • Asukkaille: Vakaa vastiketaso ja kustannussäästöt pitkällä aikavälillä.

– Kaikki, mikä on toistettavissa, voidaan korvata tekoälyllä. Se muuttaa kiinteistönpidon tulipalojen sammuttamisesta ennakoivaksi ja säästää kustannuksia, Haapa-aho summaa.