Kevään ylioppilasjuhlat ja valmistujaiset lähestyvät, mutta vaikka koronarajoituksia ollaan pikkuhiljaa purkamassa, epidemiatilanne on vielä epävarma. Isojen yksityisjuhlien järjestämistä ei edelleenkään suositella. Vielä huhtikuussa koronaviruksen leviämisvaiheessa olevilla alueilla yli kuuden henkilön yksityistilaisuuksia, mukaan lukien sukutapahtumia, suositeltiin välttämään.

Mutta jos kuitenkin haluaisi järjestää juhlat, voisiko suunnitella edes jotain, edes alustavasti varata juhlatilan tai cateringin?

– Juhlatila- ja ravintolavarauksia toukokuun lopulle ja kesäkuulle voi tehdä ihan normaalisti, sanoo myyntijohtaja Janne Vottonen tapahtumatilojen ja -palveluiden varauspalvelu Venuusta.

Vottonen ennustaa, että jo kesäkuussa voidaan järjestää juhlia joissakin rajoissa.

– Tilanne näyttää siinä mielessä hyvältä, että kesäkuulle ja siitä eteenpäin on tehty paljon varauksia, eli ihmiset vaikuttavat jo suunnittelevan erilaisia tilaisuuksia.

Janne Vottosen mukaan juhlatilojen ja ravintoloiden peruutusehdot ovat koronan myötä tulleet aiempaa joustavammiksi. Venuu välittää asiakkaille erilaisia juhlatiloja ja -palveluita ympäri Suomen, mutta ei itse tee sopimuksia.

– Peruutusehtojen ajat ovat lähtökohtaisesti lyhentyneet, koska erilaisia muutoksia tulee koko ajan ja eletään lyhemmällä syklillä. Moni tilanvuokraaja ja catering-palvelu joustaa ehdoissa, eli mahdollistaa esimerkiksi varauksien maksuttomia siirtoja toiseen ajankohtaan.

Entä miten voi varmistaa, ettei menetä rahojaan, jos uusia rajoituksia tulee? Sopimus- ja peruutusehdot kannattaa käydä selkeästi läpi palveluntarjoajan kanssa.

– Käytännöt peruutusehtojen ja varausmaksujen osalta vaihtelevat.  Osa tilanvuokraajista ja ravintoloista esimerkiksi ottaa varaus- tai ennakkomaksun ja osa ei. Jotkut voivat luvata, että jos peruutuksen tekee riittävän ajoissa, maksu palautetaan, tai jos peruuttaa viime tingassa, tietty osa maksusta palautetaan. Yritykset ovat olleet todella joustavia tässäkin asiassa, vaikka ajat ovat haastavat.

Vaihtoehtoja isommille juhlille

Jos et uskalla suunnitella isoja juhlia, kokeile muita vaihtoehtoja, joihin löytyy ideoita juhlajärjestely- ja etäjuhlavinkkejä listaavilta sivustoilta.

Pienen piirin juhlat

Kesäkuussa todennäköisesti alueellisia rajoituksia puretaan asteittain, ja kokoontumisrajoituksia lievennetään, eli pienen porukan juhlat voivat hyvinkin onnistua. Kutsukaa koolle aivan juhlakalun lähipiiristä esimerkiksi kuudesta alle kymmenen ihmistä. Pienelläkin porukalla voi juhlia isosti: varaa esimerkiksi jokin uniikki ja tyylikäs pieni juhlatila ja tilaa tarjoilut ylioppilaan tai valmistuvan nuoren suosikkiravintolasta. Tee vieraille oma WhatsApp-ryhmä, jossa lähetät kutsut hyvissä ajoin ja pyydät ilmoittamaan osallistumisesta, ja jossa voit viestiä mahdollisista viime hetken muutoksista.

Kotijuhlat

Kun järjestää juhlat kotona, ei tarvitse stressata tilavarauksista. Tee vieraslista hyvissä ajoin ja pyydä vieraita ilmoittamaan, pääsevätkö he paikalle. Vierasmäärä vaikuttaa etenkin tarjoiluihin, jotka vievät yleensä ison osan budjetista. Jos tarvitset lisää kahvikuppeja, tarjoiluastioita ja pöytäliinoja, lainaa ne pitopalvelulta‍, astiavuokraamosta‍, kavereilta tai sukulaisilta. Lainaa tarvittaessa myös toinen kahvinkeitin, lisää tuoleja ja kukkamaljakoita. Kodin siisteys on koristeluita tärkeämpää – jos haluat päästä helpolla, varaa siivooja juhlaviikolle.

Virtuaaliset kutsut

Tai mitä jos pitäisi täysin virtuaaliset kutsut, nehän alkavat olla uusi normaali? Jos ei ole aivan puhki ruudun tuijottelusta, etäjuhlistakin voi tehdä juhlavat – eikä vierasmäärällä ole rajoja. Toki osallistujamäärä kannattaa rajata esimerkiksi 5–15 henkilöön, jotta keskustelu onnistuu. Etäjuhlat voi järjestää esimerkiksi Zoomin, Google Hangoutsin, Microsoft Teamsin, Housepartyn tai vaikkapa WhatsApp-ryhmävideon kautta. Varmista vielä, että kaikki juhlien osallistujat voivat käyttää sovellusta. Yli 50 hengen etäjuhlia voi järjestää esimerkiksi Zoom-ohjelman edistyneet toiminnot -ominaisuudella ja sen break room -ominaisuudella.

Kerro virtuaalijuhlakutsussa tapahtuman ajankohta, paikka ja kesto sekä se, onko tapahtumaan mahdollista liittyä yhteistä aloitusaikaa myöhemmin vai odotetaanko kaikkien olevan paikalla samaan aikaan. Entä onko etäjuhlassa juhlava pukeutumiskoodi? Mahdolliset lahjarahat voi jakaa vaikkapa mobiilimaksusovelluksella valmistuvalle tai sitten lahjoittaa yhdessä hyväntekeväisyyteen. Muista napata muistoksi kuvakaappaus.

Lue myös:

Uuden ylioppilaan merkillinen kevät: ”Harmittaa, että emme pääse juhlimaan yhdessä”‍

Rahaa ja sijoituksia valmistujaislahjaksi – 7 vinkkiä‍

Kun toimeentulo ja vakuutukset ovat kunnossa, voit keskittyä opiskelijaelämään. Opiskelijasivuiltamme‍ saat apua opiskelijan arjen raha-asioihin ja opintojen rahoitusta koskeviin kysymyksiin.