Työ vaatii aikansa ja yleensä valmistuminen kestää pidempään kuin mitä ajattelemme. Ylioptimismia työn nopeasta valmistumisesta ja alhaisista kustannuksista kutsutaan suunnitteluerheeksi. Sääntömuotoon kirjoitettuna suunnitteluerheen huomiointi kuuluu seuraavasti: Jos haluat jouluksi saunaan, aloita kuukauden pituinen saunaremontti jo syyskuussa. Työn arvioitu kesto kannattaa kertoa kolmella ja kustannukset ainakin kahdella.

Ylioptimistisuuden tai optimistisuusharhan vastakohta ei ole pessimismi vaan realismi eli asioiden todellisen tilan ja luonteen hahmottaminen. Suunnitteluerhe on optimistisuusharhan eräs alalaji, ja voi johtaa varsin harmillisiin seurauksiin. Tästä huolimatta ylioptimistisuudesta on tutkimusten mukaan hyötyä, kun haluamme saada jotakin aikaiseksi.

Suunnitteluerhe aiheuttaa vaaraa työn turvallisuudelle ainakin kahdella tavalla. Ensimmäinen on resurssien eli ajan ja rahan loppuminen kesken työn. Työn viimeiset vaiheet joudutaan toteuttamaan säästämällä kaikesta mahdollisuuksien mukaan ja ajalla, jota ei oikeastaan enää ole. Toinen salakavalampi vaikuttaja on työhön varattujen voimavarojen muun muassa työvireen väärä kohdistuminen (400 metrin lähtö ja vauhdinpito johtavat ongelmiin, jos kisattava matka onkin 1500 metriä). Näiden kahden tekijän yhteisvaikutus on se, että työn loppuvaiheessa ei ole enää rahaa, aikaa eikä voimia saattaa työtä päätökseen.

Tässä asetelmassa kuka tahansa meistä on alttiina mille tahansa haitalliselle seuraamukselle. Valittavana ovat esimerkiksi loppuun palaminen valtaisan ylityömäärän vuoksi, oman arvon tunteen alentuminen epäonnistumisen vuoksi, tapaturman sattuminen liiallisen väsymyksen vietyä huomiokyvyn tai fyysinen ylikuormittuminen, kun karkaavia tavoitteita koetetaan saada kiinni pidentämällä päivää ja lyhentämällä taukoja. On laiha lohtu, ettei syntyvien ongelmien taustalla ole osaamattomuus, taitamattomuus tai saamattomuus vaan se, että teimme ylioptimistisen arvion asioiden etenemisestä.

Asian toinen puoli on se, että optimistisuuden harha on hyvällä tavalla asioita eteenpäin ajava voima. Hyvä kooste ylioptimistisuuden tämän hetken tutkimuksesta on neurotieteilijä Tali Sharotin kirja; The Optimism Bias: A Tour of the Irrationally Positive Brain. Hän on itse tutkinut ylioptimismia aivojen aktivoitumisen ja ajattelun näkökulmasta. Sharotin viitteellisiä tutkimustuloksia on muun muassa se, että aivot palkitsevat ylioptimistisen ajatuksen eli tämä on osin kovakoodattu aivoihimme.

Tutkimustieto viittaa vahvasti siihen, että positiivinen asenne tekemiseen eli osaltaan esimerkiksi käsitteet työtyytyväisyys ja työn imu, liittyvät optimismin harhaan. Ylioptimismiin taipuvaiset ihmiset pärjäävät keskimäärin paremmin työelämässä, heidän tulotasonsa on korkeampi ja he pitävät normaalissa arjessa terveydestään paremmin huolta. Tämä, kunhan eivät rysäytä itseään (ja mahdollisesti muuta työyhteisöä) suunnitteluerheen ikeeseen. Ylioptimismi on työyhteisön näkökulmasta optimointiongelma ja sen hallinta tärkeä osa työn johtamista. Jos asia on sinulle uusi, opettele Summersin sääntö.

Larry Summers on maineikas yhdysvaltalainen ekonomisti, joka toimi muun muassa valtiovarainministerinä Clintonin hallinnossa. Hän esitti omintakeisen ajatuksen siitä, miten työn imu saadaan yhdistettyä työelämän realismin kanssa. Johtaessaan työtä, Summers kysyi tekijältä tai työn suorittavalta tiimiltä arviota jonkin tehtävän kestosta. Työn todellista kestoa arvioidessaan hän kaksinkertaisti työntekijän oman aika-arvion ja siirsi sen seuraavaan aikayksikköön. Kun työntekijä ilmoitti työn vaatiman ajan yhdeksi päiväksi, Summers allakoi tehtävän kestoksi kaksi viikkoa. Täysin vakavissaan Summers ei sääntöään esittänyt, mutta asiana tämä on sitäkin tärkeämpi! 

Mikä on varmaa, olemme ylioptimistisia tulevaisuudessakin ja aloittamamme upealta vaikuttanut hanke tulee muuttumaan viivästysten värittämäksi tuskaiseksi kituuttamiseksi jatkossakin. Tämä ei kutenkaan tarkoita, etteikö tehty ja edessä oleva työ olisi tärkeää ja merkityksellistä. Jos hankkeen tilaaja ja sen mahdollistanut ylempi johto on tutustunut ylioptimisimia koskevaan tutkimukseen, muun muassa Tali Sharotin havaintoihin ja sisäistänyt Summersin ajatukset, löytyy hankkeelle tarvittava tuki ja resurssit, kun niiden todellinen tarve alkaa.

Lähdeviitteet kirjoittajalta