”Hei, Satu af Beurlin [yrityksen toimitusjohtaja] täällä terve! Soitan tästä omasta numerosta, ollaan täällä Baijerissa perheen kanssa matkalla. Outi [talousjohtaja] kertoi, että tuurailet häntä loman aikana ja pyysi soittamaan suoraan sinulle.  Voitko maksaa meidän tililtä nelkytkolmetuhattaviisisataa euroa tonne Saksaan tavarantoimittajalle? Ne soitti sieltä, että on jäämässä käsiin yksi kalkkikuorma ja myyvät sen nyt tosi edullisesti meille. Annan tässä tilinumeron sulle. Vielä tänään perjantaina pitäisi laittaa maksuun, mutta nythän Suomessa on kello vasta neljä, niin vielä ehtii. Me on aikaisemminkin toimittu tämän toimittajan kanssa näin ja Outi tuntee tämän toimittajan myös. Kiitos tosi paljon kun voin luottaa sinuun ja hoidat tämän!”

Jos olisit maksuliikkeen hoitaja tämän yrityksen taloushallinnossa, niin mitä tekisit, kun toimitusjohtaja soittaa?

Pyrkisitkö toteuttamaan tehtävän mahdollisimman nopeasti ja joustavasti? Entäpä jos soittaja ei olekaan vakuuttavalta kuulostava yrityksesi toimitusjohtaja vaan aivan ulkopuolinen henkilö, joka soittaa listaamattomasta prepaid-numerosta eikä saksalainen tilinumerokaan olisi tutun toimittajan tili? Yritysten komentoketjut ja vastuuhenkilöiden liikkeet on melko helppo selvittää sosiaalisesta mediasta.

Finanssiala ry:n mukaan suomalaiset menettivät vuonna 2022 rikollisille yhteensä 32,4 miljoonaa euroa. Pankkien tietoon tullut summa on todellisuutta pienempi. Tilastokeskuksen mukaan talousrikokset ja petokset olivat selvässä nousussa viime vuonna.

Petosyrityksiin kannattaa varautua etukäteen

Petosyrityksiin kannattaa varautua yrityksessä etukäteen. Työntekijä tai hänen sijaisensa on toki vastuussa tekemisistään, mutta pystyykö hän tunnistamaan aidon pyynnön epäaidosta kiireen keskellä ehkä vielä uutena työntekijänä? Kun ”toimitusjohtaja” pyytää toimimaan, niin moni työntekijä varmasti haluaa täyttää hänen toiveensa ja osoittaa kyvykkyytensä ja nopeutensa erikoisenkin työtehtävän hoitamiseen.

Varautumistoimenpiteenä voisi esimerkiksi kirjata, että puhelimitse ei pyydetä rahan siirtoja kenenkään toimesta yrityksessä – missään tapauksessa. Sähköpostipyynnöt kannattaa myös kieltää, sillä sähköpostin sisältö sekä sähköpostiosoite on helppo saada vaikuttamaan aidolta.

Mikäli erikoistilanteet kuitenkin mahdollistetaan, niin maksuliikkeen hoitajaa kannattaa ohjeistaa ottamaan yhteyttä ”komentoketjussa” takaisin päin yrityksen omissa viestintäkanavissa ja omiin puhelinnumeroihin ennen maksun toteutusta sekä varmistamaan, että asia meni kuten puhuttiin.

Maksamiseen kannattaa asettaa maksajakohtaisia summarajoja. Tutunkin toimittajan tilinumero kannattaa tarkastaa edellisistä maksuista ennen maksun käynnistämistä.

OP Yritystalous‍ on digitaalinen palvelu maksuliikkeen hoitoon ja tarjoaa hyvät kontrollit erityistilanteisiin ja kiireeseen. Toimitusjohtajalle voidaan antaa omat tilinkäyttöoikeudet, jolloin vastuu taloushallinnon vakiomenettelyiden ulkopuolisista erityisdiilien maksamisesta on johtajalla itsellään.

Tilinkäyttöoikeuksia voidaan rajata monipuolisesti vaikkapa vain verkkopankissa tapahtuvaan maksamiseen. Aina kannattaa lisäksi käyttää maksamisessa kahden hyväksyjän periaatetta, jolloin yksi henkilö toimii maksun alullepanijana ja toinen maksun hyväksyjänä.

Verkkopankissa käydään tällöin kahteen erilliseen kertaan ja erillisillä henkilökohtaisilla yrityspalvelutunnuksilla. Kun verkkopankkia voi käyttää myös mobiililaitteella, maksujen hoitaminen on mahdollista vaikka Baijerista – myös lomalla.

Maksuliikkeen hoitaja voisi laittaa verkkopankkiin maksun ja toimitusjohtaja voisi käydä sen hyväksymässä omilla tunnuksillaan. Näin voidaan varmistua, että puhelimessakin sovittu maksu on oikean toimitusjohtajan hyväksymä. Verkkopankkiin pääsevät vain sen käyttöön oikeutetut henkilöt ja transaktiot tallennetaan, jolloin tiedetään tarkalleen, kuka on tehnyt ja mitä.

Nykyään maksut liikkuvat sekunneissa eri maiden välillä

Tilinomistaja vastaa tilinsä käytöstä ja käyttövaltuuksista. Nykyään maksut, etenkin euromääräiset liikkuvat sekunneissa eri maidenkin välillä. Nopeus tehostaa rahavirtoja ja raha on tällöin tehokkaammassa käytössä asiakkaalla. Tästä syystä toimintaohjeiden laatiminen erikoistilanteita varten etukäteen on tärkeää.

On ikävä tilanne työntekijälle mennä retkuun, etenkin jos selkeää toimintaohjetta ei ole ollut olemassa. Yrityksen näkökulmasta petokset aiheuttavat mittavia taloudellisia vahinkoja sekä ylimääräistä selvittelyä.

Maksamisen käytännöt, kontrollit ja toimintaohjeet eivät ole pelkästään tuuraajia varten tai lomasesongin ajaksi vaan kuka tahansa voi tulla huijatuksi. Rikolliset ovat valitettavasti hyvin mielikuvituksellisia toimissaan ja usein askeleen edellä yritysten kontrolleissa.

Kiire ja poikkeukset ovat tilanteita, joissa etukäteen mietityt toimintamallit rahan siirtoihin ovat erityisen tärkeitä, sillä houkutteleva ja edullinen liiketoimi saattaakin tulla erittäin kalliiksi mihin tahansa vuoden tai kellon aikaan. Paras hetki varautumissuunnittelulle on juuri nyt.