Miksi taloyhtiössä kannattaa olla käytössä vuosikello?

On varmasti helppo ymmärtää, miksi yrityksissä ja yhteisöissä pitää olla suunnitelmallisuutta, mutta miksi taloyhtiöllä pitäisi olla vuosikello?

Teksti Jarkko Mehtälä, isännöintiliiketoiminnan johtaja, OP Koti Pohjanmaa
Julkaistu 11.4.2022

Vuosikello on varmastikin kaikille tuttu käsite monestakin yhteydestä, mutta monesti sen merkitys arjessa unohdetaan. Vuosikellon merkitystä kuulee paljon aliarvostettavan, koska ”minähän olen tätä tehnyt vuosikymmeniä ja homma tulee kyllä takaraivosta”. Niin aloittelijan kuin kokeneemmankin konkarin kannattaisi kuitenkin aika ajoin tutkiskella omaa tekemistään kriittisestikin ja korjata huonoja tapoja. 

Vuosikellon käyttämisen hyödyt ovat varmasti kiistattomia, ja vuosikello on perusta niin tiimin kuin yksilönkin tekemiselle. Vuosikellon tuoma hallinnan tunne vähentää stressiä niin yksilössä kuin yhteisöissäkin. Loppujen lopuksi kaikessa on oltava suunnitelmallisuutta, jos asiat halutaan tehdä laadukkaasti. 

On varmasti helppo ymmärtää, miksi yrityksissä ja yhteisöissä pitää olla suunnitelmallisuutta, mutta miksi taloyhtiöllä pitäisi olla vuosikello? Mitä järkeä siinä nyt sitten on? ”Eiköhän se nyt riitä, että pidetään kokous lain puitteissa aikataulussa, ja jouluisin saadaan tiedote, ettei kinkun rasvoja saa kaataa viemäriin”. Tai ”minä tiedän milloin pitää tiedottaa asukkaita tai milloin pitää päivittää pelastussuunnitelma”. 

Taloyhtiöissä kuitenkin on paljon asioita, jota tavallinen asuva osakas ei huomaa kuin silloin, jos se ei ole kunnossa. Jos asioita ei tehdä suunnitelmallisesti ja ennakoiden, näkyy se hyvin pian asumisviihtyvyydessä. Jos talvikunnossapitosopimusta hoksataan miettiä sitten, kun lumi on jo satanut, on taloyhtiössä hirvittävästi vihaisia asukkaita ja stressaantunut operatiivinen johtaja. Näinhän asioille väistämättä jossain vaiheessa tapahtuu, jos vain luotetaan siihen, että ”minä olen tätä 10 vuotta pyörittänyt, ei tämä tästä mihinkään muutu”. Rautaisinkin ammattilainen unohtaa asioita tai saattaa jopa sairastua. 

Taloyhtiön keskeisimpiä kohtia vuosikellossa ovat tietysti tilinpäätöksen laatiminen, sääntömääräisten kokousten pitäminen, veroilmoitukset, strategian päivittäminen, viranomaisilmoitukset, korjaushankkeet ja talouden seuranta. Tämän lisäksi on valtava määrä asioita, jotka tapahtuvat kerran vuodessa, kuukausittain, viikoittain tai päivittäin. Jos ei mitään muuta tapahdu, niin posti luetaan ja huolto tekee tsekkaukset päivittäin. Jonkun on siis työskenneltävä taloyhtiön asioiden hoitumisen eteen päivittäin. 

Monelle taloyhtiölle tämä asia hoituu kätevästi ammatti-isännöitsijän avulla. Itse kuvaan isännöitsijän roolia operatiivisena johtajana. Isännöinti on työtä, jota tehdään vahvasti persoonalla vielä tänäkin päivänä.  Oma näkemykseni on, että isännöintitoimistoissakin mennään vielä hyvin paljon sillä hiljaisella tiedolla, joka on siellä konkareiden päässä. Paljonko se sitten kuormittaa? 

Suunnittelemattomuus ja muistin varassa työskentely kuormittavat niin kokenutta kysymyksiin vastaajaa, kuin erityisesti kokemattomampaa, jolla edes osittaisen hallinnan tunteen löytämiseen menee muutama vuosi, eli niin kauan, että hänkin on kokenut konkari. 

Tehdään siis yhdessä jokaiselle taloyhtiölle vuosikello ja vapaudutaan stressistä. Meneekö se näin? Vuosikelloko tosiaan pelastaa taloyhtiömaailman? Kyllä se isossa kuvassa niin menee. Toki ainahan asiat voi tehdä monella tavalla, niin vuosikellonkin. Onko se paperinen kellotaulu, jota ei katsella kuin silloin, jos joku toiminnan laatua tarkkaileva taho kysyy? Onko se jokin excel, jonka pohjalta koko henkilöstö aikatauluttaa vuoden työt? Vai onko vuosikellosta tehty vain pohja toimintaa aktiivisesti ohjaavalle järjestelmälle, joka muistuttaa tekijäänsä? Varmaan arvaatte ajatteluni asiassa. Olen sitä mieltä, että ehdottomasti modernin isännöitsijän tärkein työkalu on konemuisti, joka ohjaa päivittäistä tekemistä aktiivisesti. 

Tämä oli minun blogikirjoittajan urani ensimmäinen osa ja sen verran pahasti tämä jäi vaiheeseen, että ehkäpä jatkoa seuraa. Toivottavasti tämä herätti jokaista edes hitusen miettimään näitä asioita ja jokainen asiantuntijatyössä työskentelevä ottaisi edes kalenterin aktiiviseen käyttöön työtehtäviä aikatauluttaessa. Kalenterissa kun minusta kuuluu olla aika paljon muutakin, kuin vain ne pomon sinne työntämät palaverit, jotka häiritsevät itse työn tekemistä. 

Kirjoittaja on Jarkko Mehtälä, joka toimii OP Koti Pohjanmaan isännöintiliiketoiminnan johtajana. Mehtälän tavoitteenaan saada isännöitsijän työn arvostus sen ansaitsemalleen tasolle. Ensimmäinen askel on työn muuttaminen niin, että tekijät nauttivat työstään ja ovat ylpeitä siitä mitä tekevät.