Miksi viisaat ihmiset tekevät tyhmiä asioita?

Lauri Storbacka

Toiminnallinen tyhmyys on luonnollinen osa organisaatioelämää. Se ilmentyy rutiineissa, normeissa ja säännöissä, joilla varmistetaan organisaatioissa sujuvuus, varmuus ja järjestys. Toisaalta yksinkertaistamalla maailmankuvaa, se luo erikoistumista ja sulkeutumista, jotka estävät organisaatioille tärkeää kriittistä pohdintaa, reflektointia ja uuden oppimista.

Teksti Lauri Storbacka, Asiakkuusjohtaja, OP Keski-Pohjanmaa, Yrityspankki
Julkaistu 4.11.2021

Nykyisin puhutaan ketterästä toimintatavasta ja itseohjautuvuudesta organisaatiossa, jossa työntekijät käyttävät omaa luovuuttaan ja harkintakykyään vaikeiden asioiden ja asiakkaidensa eri tarpeiden ratkomiseksi. Asiantuntijoiden odotetaan olevan työssään asiakaskeskeisiä, yhteistyökykyisiä läpi organisaatiorajojen sekä laajentavan jatkuvasti osaamistaan. Kuitenkin paljon, mitä organisaatiossa tapahtuu, on rutiiniomaista ja hallinnollista, sääntöjen noudattamista ja olemassa olevien menettelytapojen mukaista tehtävien suorittamista, joissa ihmiset aktiivisesti pidättäytyvät käyttämästä älykkyyttään ja omia reflektiivisiä kykyjään. Ihmisten työajasta paljon aikaa menee dokumentaatioon, tiedon keräämiseen ja tallettamiseen, sekä järjestelmien päivittämiseen.

Rutiinit, normit, ja säännöt tarjoavat meille tietyn varmuuden tunteen. Näiden avulla organisaatiot voivat toimia sujuvasti. Ne auttavat ylläpitämään ja vahvistamaan järjestystä, sekä suojaavat epävarmuutta ja yllätyksiä vastaan. Ne pelastavat myös epäilyksen ja pohdinnan aiheuttamilta kitkoilta. Toisaalta näillä on taipumus yksinkertaistaa maailmankuvaa, jossa ei ole ristiriitoja. Tässä näkökannassa säännöt koetaan neutraaleina ja hyvinä, ja asioille ei vaadita perusteluja tai selityksiä. Tuloksena organisaatiot ja niiden jäsenet jäävät loukkuun malleihin ja roolikäsityksiin, joissa he välttävät oppimista ja vaikeiden mutta pakottavien kysymysten esittämistä. Tämä voi myös johtaa tilanteeseen, jossa viisaat ihmiset tekevät tyhmiä asioita. Ilmiötä on kirjallisuudessa, esimerkiksi Mats Alvessonin kirjassa Tyhmyyden Paradoksi, kutsuttu nimellä toiminnallinen tyhmyys.

Mitä tarkoittaa toiminnallinen tyhmyys organisaatiossa?

Toiminnallinen tyhmyys viittaa kriittisen pohdinnan ja reflektoinnin poissaoloon. Tämä on kyvyttömyyttä tai haluttomuutta kyseenalaista vanhoja käytäntöjä, väittämiä, tai ympärillä olevia älyttömyyksiä. Sulkeudumme likinäköisesti omaan tehtäväkuvan, roolikäsitykseen ja omiin tavoitteisiin, joissa ensisijainen tarve on tietyn päämäärään tehokas saavutus ja halu vastata siihen, mitä meiltä odotetaan. Tällainen ”ammatillinen erikoistuminen” ja tietämättömyys laajemmasta asiasisällöstä tekee yhteistyöstä läpi organisaatiorajojen usein vaikeata.

Toiminnalliseen tyhmyyteen liittyy vahvasti näkökanta siitä, että on parasta tehdä se mitä on kirjattu, niin ei tule tehtyä väärin. Näin siitä huolimatta, että tämä käytännössä saattaisikin aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä. Muita tyypillisiä esimerkkejä ovat, että käytännön järjen ja oikean tavan työntekoon oletetaan tulevan ylhäältä ja se, että sokeasti otetaan oppia parhaista käytännöistä. Toiminnallisen tyhmyyteen organisaatiossa liittyy myös tunnepuoli, sillä ahdistus ja henkilökohtainen turvattomuus voivat estää meiltä kriittisen toiminnan.

Haasteena on vahvistaa kriittisen pohdinnan ja reflektoinnin taitoa 

Ketterään toimintatapaan ja itseohjautuvuuteen kuuluvat, että voimme kriittisesti tarkastella omaa tekemistämme sekä astua oman boksimme ulkopuolelle, ja katsoa asioita uudella tavalla. Tämä käytäntö perustuu aktiiviseen ympäristön havainnointiin, nykyisten toimintatapojen tulkitsemiseen, kriittisten kysymysten asetteluun sekä uusien näkökantojen hakemiseen. Työn arjessa tuntuu usein, että liikaa aikaa kuluu merkityksettömien tai heikosti kannattavien asioiden parissa. Usein olemme myös varsin tietämättömiä muiden ihmisten käytännön työstä ja sen merkityksestä. Vastaavissa tilanteissa olisi siten hyvä kriittisesti pohtia, esimerkiksi:

Mille oletuksille perustan oman ajatteluni ja tekemisen?

Vaikuttaako tässä tavassa tehdä olevan järkeä?

Mihin tietyllä tavalla tekeminen johtaa?

Mitkä ovat tekemisen (tai sen jättämisen) seuraukset ja merkitys laajemmin?

Millä tavalla voidaan tehdä asioita paremmin?

Miten muiden asiantuntijuus nivoutuu oman työmme kontekstiin?

Lopuksi haluan haastaa oletuksen, jonka mukaan organisaatiot ovat ytimeltään täysin itseohjautuvia tai ketteriä. Tämä ajatus saattaa olla houkutteleva, mutta siitä puuttuu jotain; kuinka organisaation tehokas toiminta vaatii myös ominaisuuksia, jotka eivät helposti sovi yhteen ketterän ja itseohjautuvuuden kanssa. Toisin sanoin, toiminnallinen tyhmyys vaikuttaa olevan luonnollinen osa organisaatiota, sen tehokkuutta ja toimivuuden varmuutta. Kuitenkin haluan kannustaa organisaatiossa käytävää vuoropuhelua, joka luo perusteltuja näkemyksiä ja uusia käytäntöjä, joilla voidaan tunnistaa ja vähentää toiminnallista tyhmyyttä. Tämä ajatus perustuu johtamiselle, joka jättää tilaa epävarmuudelle, ristiriidoille ja argumentoinnille.

Lauri Storbacka on perheenisä ja OP Keski-Pohjanmaan asiakkuusjohtaja. Kesäkuussa 2021 hän väitteli kauppatieteiden tohtoriksi, Hanken Svenska handelshögskolan, aihealueena johtaminen ja organisaatio. Lauri asuu perheensä kanssa vastavalmistuneessa omakotitalossa meren rannalla Luodossa, Vapaa-ajalla hän tykkää liikkua, lukea, matkustella sekä viettää aikaa perheen ja ystävien kanssa.