Mihin aika kuluu?

Paula Halonen

Olen joskus miettinyt, miksi toiset ihmiset tuntuvat saavan enemmän aikaan kuin toiset. Toisilla on aina kiire ja toisilla taas ei. Kaikilla meillä on kuitenkin sama 24 h vuorokaudessa ja seitsemän päivää viikossa. Silti toiset eivät ehdi harrastaa, ovat usein myöhässä, työpöydälle kasaantuu keskeneräisiä töitä jne…

Teksti Paula Halonen, asiakkuusneuvoja
Kuva Jussi Liikala
Julkaistu 28.4.2022

Meillä on kuitenkin esimerkiksi vapaa-aikaa paljon enemmän kuin isovanhemmillamme saman ikäisenä. Meille on tullut paljon koneita ja laitteita helpottamaan arkea. On robotteja imuroimaan, pyykkikonetta pesemään pyykkejä. Silti ei tunnu jäävän aikaa itselle tärkeisiin asioihin tai on koko ajan kiire. Mitään ei ehdi tehdä kunnolla. Stressiä pukkaa.

Olen viime aikoina miettinyt paljon aikaa. Miten käyttäisin aikaani tehokkaasti ja muistaisin kuitenkin myös levätä. Olen koittanut oppia ajankäyttöä ja sen hallintaa esimerkiksi eri kirjoista. Usein niissä havahtuu puhuttavan kiireestä meidän omana aikaansaannoksenamme ja siitä, miten sitä osittain nykyisin myös jopa ihannoidaan. ”En ehdi urheilla, koska töissä on niin kiire.” ”Tulisin kyllä mielelläni käymään, mutta on niin kiire.” ”En ehdi tehdä projektia nyt, koska on niin kiire.” ”Töissä on aina niin kiire.” Olet varmaan kuullut näitä useasti ja käyttänyt ehkä itsekin näitä samoja lauseita. Onko kiireestä siis tullut meille uusi hyväksytty olotila, jolle emme vaan tunnu voivan itse mitään? Onko sitä parempi työntekijä, jos on koko ajan kiire? Onko sitä parempi vanhempi, jos on jatkuvasti kiire? Tuskin, päinvastoin useinkin.

Aika on kallisarvoisinta, mitä meillä on, sillä se kuluu koko ajan. Sinä voit kuitenkin itse vaikuttaa siihen, mihin aikasi käytät. Usein väitämme, ettei meillä ole aikaa ja on aina kiire. Silti vietämme jopa tunteja facebookissa tai katsomme televisiota tuntikausia. Useat aikaansaavat ihmiset eivät katso esimerkiksi lainkaan televisiota tai pidä puhelinta koko ajan mukanaan. Näin he itse päättävät, milloin tekevät mitäkin, eikä heitä voi keskeyttää esimerkiksi sähköpostilla tai puhelinsoitolla. He ovat oppineet hallitsemaan omaa aikaansa ja suunnittelemaan sitä.

Mitä siis voimme tehdä?

On hyvä tunnistaa, ettei voi tehdä useampaa kuin yhtä asiaa kerrallaan. Useamman asian yhtäaikainen tekeminen ei johda useinkaan hyvään lopputulokseen. Tämä ei tietenkään tarkoita, etteikö useampi työtehtävä voisi olla yhtä aikaa kesken, mutta yhtä aikaa niitä ei voi tehdä. Et voi lukea samaan aikaan kirjaa ja katsoa samalla leffaa. Jompi kumpi kärsii, juonet saatavat sekoittua tai et ainakaan muista toisesta tai molemmista kunnolla mitään. On siis tärkeää oppia suunnittelemaan omaa työtään ja tunnistamaan oikeasti tärkeät asiat kaiken näennäisen kiireen keskellä. Mielestäni on myös hyvä laatia jonkinlainen tavoite, mitä haluaa saavuttaa. Näin tulee keskityttyä niihin asioihin, jotka vievät sinua eteenpäin ja saat asioita myös aikaan. Tämä pätee niin opiskeluun, vapaa-aikaan kuin työntekoonkin.

Työtehtävien suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen vaatii usein opettelua. Pitää osata delegoida, tietää mikä on työssä olennaista, suunnitella ja priorisoida. On tärkeää huomata myös ne asiat, joihin kuluu työpäivän aikana aikaa, mutta ne eivät edistä minkään työn tekemistä. Mikäli poukkoilee eri tehtävien välillä eikä keskity mihinkään kunnolla, ei varmasti saa mitään myöskään tehtyä koskaan oikein valmiiksi ja tuntuu koko ajan olevan kiire.

Silti on varattava aikaa sähköpostin lukemiseen ja niiden kirjoittamiseen, oman työlistan läpikäyntiin, soittopyyntöön soittamiseen jne… mitä sinulla työtehtävissäsi onkaan niin sanottuja tarpeellisia mutta ei useinkaan aikataulutukseen asti päässeitä tehtäviä. Nämä voivat osaltaan varmasti kuormittaa tekemistäsi ja saada kiireen tunnun nostamaan päätään. ”Tuokin pitäisi jossain välissä ehtiä tehdä…”

Mikäli koet, ettet ehdi tekemään kaikkea ja työ stressaa, kannattaa kokeilla seuraavia vinkkejä:

  1. Tee lista tekemättömistä töistä ja kirjaa siihen myös ne työt, joihin ei yleensä ole aikaa kuten sähköpostin luku tms…
  2. Jaa tehtävät neljään osaan. Kiireelliset, pakolliset mutta ei niin kiireelliset, perustyöt ja viimeiseksi ”sälätyöt”. Voit nimetä itse osiot itsellesi parhaiten sopiviksi ja omaa työtäsi kuvaavaksi.
  3. Sitten voit aikatauluttaa joka päivälle 1–3 tehtävää jokaisesta lokerosta. Tai sitten voit aikatauluttaa yhden päivän kyseisten tehtävien hoitoon.

Sinä olet paras oman työsi johtaja. Sinä tiedät, miten saat parhaiten asioita aikaan. Sopiiko sinulle parhaiten aikataulun suunnitteluun paperi ja kynä, excel, kalenteri tai jokin muu. Seuraa tekemiesi töiden määrää, opi, mikä toimii ja mitä pitää muuttaa. Muista kehua itseäsi onnistumisista. Kaikkea ei voi eikä ole tarkoituskaan saada valmiiksi yhden työpäivän aikana. Keskity tekemään vaikka 1–3 työjuttua jokaisesta lokerosta päivän aikana tai ainakin edistämään jotain tehtävää.

Vaikka kuinka suunnittelisimme, voi silti tulla eteen useampi muuttuja. Asiakas ei saavukaan, työkaveri sairastuu jne. Sen vuoksi onkin hyvä suunnitella jonkinlaista joustavuutta omaan kalenteriin. Mitkä asiat on tärkeintä hoitaa ja mitä voidaan siirtää. Mitä asioita voin edistää, jos jokin toinen asia peruuntuu.

Olen itse ollut aina kova tekemään ja opetellut suunnittelemaan ja asettamaan tavoitteita. Koen saaneeni näillä opella paljon aikaan. Asiat tehtyä. Vähemmän puhetta enemmän tekoja hyvän suunnittelun mukaisesti.

Omaa aikaa kannattaa säätää ja suunnitella - sitä pitäisi mielestäni budjetoida hieman samoin kuin rahaa.

Kirjoittaja Paula Halonen työskentelee asiakkuusneuvojana Raahentienoon Osuuspankissa Arjen talouden tiimissä.