Kirjoitan ajatuksiani aiheesta, joka on läsnä päivittäin, mahdollisesti muidenkin arjessa. Koemme ja ajattelemme olettamisesta eri tavoin. Joissakin tapauksissa oletukset ja odotukset menevät ristiin. Kun odotamme, meillä on toive tai arvaus, mutta emme pidä toivetta tai arvausta faktana. Kun oletamme, pidämme jotain asiaa totena ilman faktaa, todisteita tai asian tarkempaa tutkistelua.

Olettaminen ja ennakointi ovat omalla tavallaan osa pelisilmää, jonka meistä jokainen omaa. Meillä jokaisella se on erilainen. Pelisilmä saattaa joskus olla liian positiivinen. Joskus askeleen edellä, joskus liiankin kaukana. "Kyllä kaikki tietää miten tämä tehdään, ei tähän ohjeita tarvitse", "Jokainen on ehtinyt itse tutustumaan päivän agendaan, ei sitä enää tarvitse käydä läpi" tai "Meistä jokainenhan on siellä käynyt ja nähnyt sen omin silmin, ei sitä tarvitse erikseen selittää".

Mitä jos kaikki eivät tiedä, mistä puhutaan ja ohjeet jäävät kertomatta? Mitä jos ilotulitusrakettien oston yhteydessä myyjä ei kysyisi ostajalta, onko sinulla suojalaseja, koska ilman niitä ei saa raketteja ampua. Moni meistä tietää, ettei raketteja paukutella uutena vuotena ilman suojalaseja ja siitä huolimatta sairaalapäivystyksen täyttää vuoden vaihteessa potilaat, jotka olisivat voineet käyttää suojalaseja, niin kuin rakettien myyjä on oston yhteydessä ohjeistanut. "Oletin, etten tarvitse suojalaseja kuitenkaan".

Myyjä ei kuitenkaan antanut suojalasiohjeistusta pelisilmällä tai olettaen, ettei asiakas tiedä suojalasien käytöstä, vaan koska se on hänen työtään. Hänen työhönsä kuuluu mainita asiakkaalle, että laitathan suojalasit ennen kuin ammut raketteja. Ohjeet ja suositukset saattavat tuntua ja kuulostaa toisinaan itsestäänselvyyksiltä, mutta ohjeisiin ja suosituksiin on yleensä syy, miksi ne on hyvä käydä läpi, eikä olettaa.

Entä jos osallistujakaarti ei olekaan ehtinyt tutustua päivän agendaan ennakkoon? "Oma on häpeänsä, jos ei ole ehtinyt lukea kutsua, jossa on kerrottu, mitä päivä sisältää". Totta, mutta emme edes harjaantuneimmallakaan pelisilmällä välttämättä tiedä, onko jonkun henkilön kohdalla agenda jäänyt lukematta epähuomiossa tai kenties siviilitapahtuman vuoksi.

Agendan kertaus yleisesti ennen kokouksen, opetushetken tai suunnittelutuokion alkamista on kuulijakuntaa kunnioittava. Fasilitoija/esiintyjä/vastuuhenkilö saattaa ajatella kertauksen turhaksi ajanhukaksi, mutta sitä se ei ole, päinvastoin.

Mitä jos kaikki meistä eivät olekaan käyneet Ruotsinlaivalla? Tai huvipuistossa? Voin nimittäin vannoa, että kaikki meistä eivät ole käyneet.

Kun oletamme julkisesti jonkin tuikitavallisen kokemuksen olevan kaikille tuttu, syömme ympäriltämme turvallisuutta, riippumatta siitä, missä kohtaa kokousta, seremoniaa, opetustuokiota tai sparrihetkeä sen sanomme. Näissä tapauksissa henkilö, joka ei ole kokenut samanlaista, tuikitavallista kokemusta, ei välttämättä uskalla sitä myöntää, vaan leikkii mukana, ettei leimautuisi ulkopuoliseksi tai erilaiseksi.

Kirjoitan työssäni jonkin verran ohjeistuksia ja suuntaviivoja. Tiedän, että moni osa prosessista on jo ennestään tuttua ja muutokset ovat vähäisiä, mutta jotakin kuitenkin tehdään eri tavalla. Pyrin avaamaan muutokset, ohjeet, toimintatavat ja askelmerkit mahdollisimman selvästi ja selkeästi jokaiselle. Ennen julkaisuja pyydän myös kommentit, että onhan tämä ymmärrettävää myös henkilölle, joka ei kyseisen prosessin toiminnoissa välttämättä edes työskentelisi. Ei hänen tarvitse olla ohjeeni avulla ammattilainen, vaan hahmottaa, onko ohjeistus selkeä ja sellainen, ettei siitä käy ilmi oletuksia.

Otan kuvakaappauksia ja laadin esimerkkejä. Suosittelen lämpimästi niiden käyttöä. En oleta, että tieto prosessista olisi kenellekään tuttua. Jos lukija kokee osan tai suurimman osan tutuksi, hän voi skipata ja lukea vain olennaisen.

Kertaus on opintojen äiti ja kertaaminen saattaa joskus jäädä paitsioon. ”Kyllähän kaikki tämän jo ennestään tietävät”.

Kokouksen, seremonian tai suunnittelupäivien päätteeksi olen havainnut toimivaksi vetää asiat nippuun ja kirjoittaa kertauksen osallistujakonklaaville. Mitä sovittiin, miten edetään, kuka etenee, millä aikataululla ja milloin kuullaan asiasta seuraavan kerran? Miksi, mitä, miten, milloin? Toisinaan riittää, että vastaa vain näihin. Välillä pelkästään oman työn vuoksi.

En oleta, että kaikki lukevat ohjeita tai ohjeistuksia, omiani tai muiden. Tuleehan viestintää reilusti ja joka tuutista. Missä välissä ehtii selaamaan Zalando Loungea tai katsomaan parhaat Black Friday -alennukset? Sen sijaan, että olettaisin ohjeistuksen olevan luettu, aloitan yleensä koosteella ohjeistuksesta, kysyn mahdolliset kysymykset ja mainitsen olevani käytettävissä, mikäli kysymyksiä ilmenee jälkeenpäin.

Jos ohjeet ovat alunperin jääneet lukematta, kooste kuuntelematta ja kysymykset kysymättä, kyse ei ole siitä, että minä olettaisin. Silloin kyse on jostain muusta.

Jos tuntuu siltä, että haluat kysyä, onko aihe jo ennestään liiankin tuttu, kysy! Et häviä siinä mitään, vaan otat muut huomioon. Jos tässä kohtaa kuulijakunta ei arvosta omaa ja sinun aikaasi kertomalla, että “tuttua asiaa ja mennäänkö eteenpäin tai seuraavaan”, kyse ei ole siitä, että sinä olettaisit. Kyse on myös tässä kohtaa jostain muusta.

Minä oletan joskus, kyllähän sitä sattuu. Mutta asian tiedostaminen säännöllisesti saa tekemään vähintäänkin ryhtiliikkeen ja pohtimaan asiaa useammalta kantilta.

Valoisaa ja iloista marraskuun jatkoa sinulle!