Mistä palasista tulevaisuuden toimisto rakentuu?

Flippereitä, pallomeriä ja omia kokkeja. Kun näitä alkoi ilmestyä koodareiden ja mainosväen toimistoihin vuosituhannen vaihteessa, ulkopuoliset ihmettelivät, miksi ihmisiä pitäisi viihdyttää työpaikalla. Työpaikallehan tullaan tekemään töitä.

Kansallinen etätyösuositus päättyi 1. maaliskuuta. Nyt yrityksessä kuin yrityksessä kysytään, mikä houkuttelisi ihmisiä työpaikalle. Etätyön konkariyrityksissä tätä kysyttiin jo ennen pandemiaa.

Työpaikan vetovoimaa pohtii myös sisustusarkkitehti Päivi Meuronen, joka johtaa sisustustiimiä osakkaana arkkitehtitoimisto JKMM:ssä. Hän on vakuuttunut, että työpaikan ydinarvo on ihmisten kohtaamisissa ja kohtaamisia kannattaa tukea työympäristöllä paremmin kuin koskaan.

– Toimistossa tehdään luovaa yhteistyötä, käydään sekä ammatillisia että kevyempiä käytäväkeskusteluja ja tutustutaan työkavereihin, niihinkin, jotka eivät tee työtä samassa tiimissä. Toimistossa luodaan yhteishenki, Meuronen sanoo.

Viihtyvyys kasvava trendi

Meuronen odottaa, että tietyt työtehtävät saavat ihmiset hakeutumaan luontevasti toimistolle heti, kun se on taas turvallista.

– Esimerkiksi luovilla aloilla etätyö on aika vaikeaa. Kun meillä on luovan yhteistyön vaihe, puhumme päällekkäin ja piirrämme samaa skissiä. Ainakaan vielä etätyövälineet eivät tue tällaista riittävästi.

Osa tulee toimistolle puolestaan keskittymään, koska kotona ei ole riittävän rauhallista. Tarvitaan siis tiloja erilaisiin työtehtäviin ja -tapoihin, ja juuri tähän tarkoitukseen on viime vuosina rakennettu monitilatoimistoja.

– Tulevaisuudessa entistä harvempi työntekijä saapuu toimistolle jokaisena työpäivänä. Ihmiset liikkuvat toimiston ja etätyön välillä joustavilla aikatauluilla, joihin he pystyvät vaikuttamaan itse yhä paremmin.

Meuronen uskoo, että monitilasuuntaus jatkuu ja vahvistuu sekä jalostuu siten, että lähivuosina kiinnitettään yhä enemmän huomiota myös viihtyisyyteen. Toimistoihin luodaan persoonallisia ja mukavia tiloja niin keskittymiseen, kohtaamisiin kuin rentoutumiseen, ja keittiöstä halutaan yhä useammin toimiston sydän.

– Viime vuosina yleistyneet ergonomiset työpisteet sähköpöytineen saavat vastapainoa sympaattisista ja pehmeistä luonnonmateriaaleista. Materiaalivalintoihin vaikuttaa se, että hygieenisyys ja puhtaanapito on otettava huomioon vielä paremmin kuin ennen.

Yhteisiä harrastuksia yhteisissä tiloissa

Hyvä toimisto tukee Meurosen mukaan niin fyysistä kuin henkistä hyvinvointia. Keho ja mieli kiittävät, kun tilat ja kalusteet kannustavat vaihtamaan paikkaa – tai edes asentoa. On viherseiniä, nojatuoleja, sohvia ja jumppamattoja.

– Meillä on yhdessä neuvotteluhuoneessa pelkkiä keinutuoleja.

Edes tilasuunnittelun ammattilaiset eivät luota pelkästään tilan voimaan, kun tavoitteena on ylläpitää yhteishenkeä noin 80 hengen joukossa. JKMM:n toimistossa ja osin myös sen ulkopuolella on harrastettu työporukalla milloin mitäkin: elävän mallin piirustusta, kuorolaulua, öljyvärimaalausta, joogaa ja kaukalopalloa. Kerran kuussa kokoonnutaan yhteisen lounaan ääreen.

Meuronen korostaa, että toimistosta ei tarvitse tehdä puuhamaata, mutta on hienoa, jos ihmiset viihtyvät siellä töiden jälkeenkin.

– Ennen pandemiaa meillä naurettiin, että töitä ei ehkä viedä kotiin, mutta koti kyllä tuodaan töihin, kun perheenjäseniä ja lemmikkieläimiä oli töissä yhtenä sekamelskana. On ihanaa, että ihmiset eivät vain käy töissä, vaan työpaikasta tulee muutenkin osa elinpiiriä.

Muuntojoustavuus varustaa tulevaisuuteen

Pandemia on tuonut toimistoihin suojia, rajattuja kulkureittejä sekä sovelluksia, joilla suunnitellaan ja mitataan läsnäolijoiden määrää eri tiloissa. On yhä epäselvää, paljonko ihmisiä toimistoon pitäisi mahtua, kun pandemia hellittää, ja millainen on uusi normaali.

– Työympäristöt suunnitellaan nyt mahdollisimman muuntojoustaviksi. Muutokseen varautuminen tulee paljon edullisemmaksi kuin uusi remontti, Meuronen sanoo.

Hänen mukaansa kalusteita ja kevyitä väliseiniä on helppo siirtää, kunhan vain talotekniikka joustaa. Hän pitää hyvinä esikuvina taidemuseoita, joissa tilat muuttuvat aina näyttelyn vaihtuessa. Lattioiden tekniikkakaivot tarjoavat kätevän yhteyden sähkö- ja tietoliikenneverkkoihin ja joskus jopa vesijohto- ja viemäriverkkoihin.

– Laajentumisen ja supistumisen tarve voi vaihtua toimistoissa paljon nopeammalla syklillä kuin ennen.

Vaihteleva tilantarve on projektityötä tekevissä suunnittelutoimistoissa tuttua kautta aikojen. Esimerkiksi JKMM valtasi muutamassa vuodessa neljä kerrosta talosta, johon se oli muuttanut yhden kerroksen vuoksi. Kun tilaa jäi yli, isoon neuvotteluhuoneeseen otettiin yritys alivuokralaiseksi.

– Alivuokralaisen ottaminen ei vaatinut oikeastaan mitään. He käyttävät toimiston infraa ja yhteisiä tiloja kuin osana meitä. He toimivat myös alihankkijoinamme joissakin projekteissa.

Oma reviiri tavalla tai toisella

Vaikka työnteon tavat muuttuvat monesti uusien tilojen seurauksena, Meuronen varoittaa laskemasta muutosta tilojen varaan. Hän kannustaa työyhteisöjä keskustelemaan työkulttuurista sekä muutokseen kohdistuvista peloista ja toiveista.

Kun koppitoimistoja muutettiin avokonttoreiksi, ihmiset kärsivät työrauhan menetyksestä. Monitilatoimistot korjasivat tilannetta, mutta samalla vähennettiin työpisteiden määrää ja moni organisaatio luopui nimetyistä työpisteistä.

– On kuitenkin selvää, että kaikissa työtehtävissä nimetyistä työpisteistä ei voida luopua. Silloin on tärkeintä perustella päätökset ja tehdä selkeät pelisäännöt.

Meuronen ennustaa, että työpisteiden määrä vähenee entisestään lähivuosina, ja korostaa, että siihen tarvitaan vankkaa muutosjohtamisen taitoa. Se, että aamun ensimmäiset työntekijät juoksevat kilpaa suosikkipaikoilleen, on osoittautunut luottamusta ja yhteishenkeä repiväksi järjestelyksi.

– Ihmisillä on tarve tiettyyn omaan reviiriin, ja sellaista on luotu osoittamalla tietyn alueen työpisteet esimerkiksi yhdelle tiimille. Alueesta tulee tutun porukan kotipesä, jonka sisällä voidaan päättää, kuka on kulloinkin työpaikalla.

Toimistoon on päästävä helposti

Tulevaisuuden suuri kysymys on, missä toimistot sijaitsevat. JKMM on asettunut Helsingissä Kamppiin hyvien liikenneyhteyksien ääreen, ja sen suunnittelema OP Ryhmän pääkonttori sijaitsee Vallilassa.

Tällä hetkellä JKMM:n työpöydillä on muun muassa Ruoholahteen rakennettava We Land -talo. Taloon tulee eri yritysten toimistoja, yhteistiloja sekä coworking-tiloja, joihin houkutellaan jäseniksi alueen asukkaita. Asukkaiden lähelle ovat pyrkineet viime vuosina myös muut coworking-tilat.

– Myös Piilaakson suuryritykset ovat liikkuneet osaajien luokse. Ne sirottelevat mikrotoimistoja eri puolille kaupunkia tai eri kaupunkeihin, maihin ja maanosiin. Näin ne yrittävät lyhentää ympäristöä kuormittavia työmatkoja ja tarjota silti työyhteisön. Toisaalta, edustava toimitila on varmasti edelleen merkittävä näyteikkuna yritykselle ja tärkeä valtti, kun kilpaillaan osaajista. Silloin pyritään tarjoamaan joustavat, kaiken mahdollistavat tilat, joihin on helppo tulla, Meuronen sanoo.

Artikkeli julkaistu 10.3.2021 ja päivitetty 2.3.2022 tiedolla etätyösuosituksen päättymisestä.

Lue lisää: 

Paluu arkeen; lähityö, etätyö vai hybridityö?‍