Vanha konsti vai pussillinen uusia? 

Ennen meillä oli selkeät kokoukset kokouskutsuineen, pöytäkirjoineen ja muistioineen. Hybridityö ei poistanut tätä tarvetta, mutta nämä käytännöt eivät seuranneet kaikkialle mukana. Onkin aika koota parhaat käytännöt ja vaatia hyvää palaverikulttuuria työyhteisöihimme!

1. Kutsu vain tarvittavat henkilöt

Tarkista, että kutsutun kalenteri on vapaa palaverin ajankohtana. Kirjoita huolellinen kalenterikutsu, jossa perustelet, miksi kutsutun läsnäoloa tarvitaan palaveriin. Kerro palaverin agenda, tavoite, aikataulutus ja ketä muita on kutsuttu. Kerro, mitä palaverilla halutaan saavuttaa. Huomioithan, että hyvä palaverikutsu lähtee mahdollisimman paljon etuajassa: työpaikan käytännöistä riippuen vähintään 4 viikkoa ennakoiden on hyvä pääsääntö.

 2. Suunnittele palaveri huolella

Mitä haluat saavuttaa? Miten haluat sen saavuttaa? Onko kyseessä luento, tiedoksianto, ideapalaveri, työpaja? Mitä haluat saavuttaa palaverilla, miten aiot saavuttaa sen? Kirkasta mielessäsi palaverin tarkoitus ja viesti siitä selkeästi: Alustuksesi palaverissa vastaa selkeästi kysymyksiin: 

3. Pidä aikataulusta kiinni rajoita puheenvuoroja, jos tarve

Onko sinulla tarvittava osaaminen vetää hybridipalaveri läpi? Riippuen palaverimallista, tarvitsetko apufasilitaattoreita? Sovi ennakkoon, miten palaverin työtehtävät jakautuvat: kuka huolehtii mitäkin. Harjoitelkaa tarvittaessa.

Kerro puheenvuorojen pituus etukäteen, jotta puheenvuorot pysyvät napakkana ja kaikilla on yhdenvertainen mahdollisuus osallistua. 

Ja ah, se räpeltäminen! Muista huomioida, että siihenkin tarvitaan aikaa!  Kaikilla ei ole vielä tekniset taidot samalla tasolla, joten hallinnan jakaminen, aputyövälineet tai digitaalisten muistiinpanojen tekeminen vaatii aina muutaman minuutin. Käy palaverin alussa läpi, mitä työvälineitä käytetään ja miten niitä käytetään.  Opeta lempeästi, sillä osa etätoiminnallisuuksista on uusia ja ne päivittyvät jatkuvasti. Muista aikatauluttaa työvälineiden opetus mukaan palaveriin.

4. Tunne osallistumismuodot, pyydä vahvistusta

Sinä palaverin pitäjänä päätät, pidetäänkö palaveri lähi- vai etätapaamisena, ryhmähuoneesta, hybridinä vai näiden kaikkien yhdistelmänä riippuen, mikä on palaverin tarkoitus.  Kerro osallistumistavoista ennakkoon osallistujien kanssa. Mikäli toimistolla työskentelevät voivat osallistua ryhmähuoneesta, määritä ennakkoon ryhmähuoneeseen apufasilitaattori tai puheenjohtaja. Varaa tällöin toimistolta palaverille tila ja ilmoita se palaverikutsussa. Mikäli ennakkoon sopiminen ei ole mahdollista, ota palaverin alussa ryhmähuoneesta apufasilitaattori avuksesi, jonka vastuulla on jakaa ryhmähuoneen puheenvuoroja.  Jokaisella on oikeus tulla kuulluksi ja apufasilitaattori auttaa ryhmähuoneessa.

5. Lähetä kirjallinen yhteenveto

Mitä palaverissa sovittiin? Kuka tekee mitäkin, miten mitäkin edistetään, mitä tehdään? Lähetä kirjallinen tiivis yhteenveto palaverista ja jatkotoimenpiteistä, tai kirjoita ne suoraan työtehtäviksi yhteisiin työnhallintajärjestelmiin, mikäli teillä on sellainen käytössä. Yhteenveto muistuttaa sovituista asioista ja lisää palaverin merkittävyyttä. Huolehdi, että palaverista ja siinä sovituista asioista saa käsityksen yhdellä silmäyksellä, joten panosta viestin selkeyteen. 

Asiantuntijan työtaitoina hyvä palaverikulttuuri

Voit vaatia työyhteisössäsi parempaa palaverikulttuuria ja näytä omalla toiminnallasi esimerkkiä. Sinun vastuullasi on sanoa ”ei” liialliselle tai kohtuuttomalle palaverisumalle. Huolehdi tauoista. Mikäli sinä saat palaverikutsun, jonka tarve on epäselvä, pyydä palaverin järjestäjää kertomaan yllä mainittuja asioita. Voit myös pyytää palaverimuistiota, jos et pääse paikalle.  Muistathan, että ajattelu, suunnittelu, viestintä ja tarvittava taustatyö tarvitsevat aikaa. Nämä voit ja sinun pitää ne kalenteroida. Varaa aikaa myös palaverin jälkeen lopputöiden tekemiseen ennen uuteen palaveriin hyppäämistä.

Hyvä, tunnin pituinen hybridipalaveri vaatii 2,5 tunnin suunnittelutyön. Jos palaverin tarkoitus on vain viestiä, muitakin keinoja viestimiseen kuin palaveri on olemassa. Voisiko uutiskirje, viesti tai keskustelunavaus yhteisessä digitaalisessa työtilassa toimia, vai purisiko henkilökohtainen viesti paremmin? Voit päättää tai vaikuttaa tarvittaviin viestintäkeinoihin työsi edistämiseksi. Palaveri on yksi mahdollisuus monesta ja sinä päätät, mitkä viestintäkeinot valitset sekä miten palaverissa käydyt asiat edistät.

Kun päädyt palaverin olevan paras ratkaisu, muista: Tarkoituksenmukainen palaveri on sellainen, jossa jokainen on läsnä ja osallistuu aktiivisesti. Sinun tehtäväsi on huolehtia, että jokaisen kutsutun antama aika on sen arvoista.